Типы совещаний
Для простоты обсуждения совещаний также выделяют их возможные типы. Следует заметить, что в данном случае об их совмещении речь идти не может, поскольку совещания разных типов существенно отличаются друг от друга как своими целями, так и результатами, а также правилами проведения. Совещания разных типов требуют различного подхода к организации и проведению, поэтому попытка совмещения, вероятнее всего, к положительному результату не приведет. Всего можно выделить 4 общих типа совещаний:
• информационные;
• проблемные;
• стратегические;
• финальные.
Информационные совещания
Целями таких совещаний являются .инструктаж работников, передача распоряжений, указаний и просто информации. На таких совещаниях не принимаются решения, не составляются планы будущей деятельности; их задача – всего лишь передать нужную информацию.
...
Предприятия, характеризуемые централизованной системой управления, будут наиболее часто прибегать к информационным заседаниям.
Проблемные совещания
Такие совещания имеют формально утвержденную повестку дня и проводятся с целью обсуждения значимых для организации вопросов, решения возникших проблем и обмена информацией.
Стратегические совещания
Такие совещания бывают посвящены разработке политики и стратегии организации, планированию ее текущей и будущей деятельности, выявлению ее краткосрочных и долгосрочных целей.
...
Комитеты, которые порой называют рабочими группами, являют собой наименее формальный тип совещаний.
Финальные совещания
Такие совещания и заседания проводятся с целью заслушивания отчетов о результатах проделанной работы, обсуждения достигнутых успехов, оценки прогресса, достигнутого организацией, а также анализа допущенных в ходе деятельности ошибок.
Функции совещаний
Утверждения о бесполезности совещаний часто бывают необоснованны, и их, несомненно, можно оспорить. При реализации проекта процесс проведения совещания является распространенным методом общения участников проекта. В целом совещания имеют несколько функций, объединенных в следующие группы:
• работа с информацией;
• оценка состояния дел;
• принятие решений;
• распределение ресурсов и обязанностей.
Работа с информацией
Эта наиболее обширная группа функций важна на всех этапах работы с проектом и включает в себя сбор информации (в том числе озвучивание знаний, опыта и претензий участников совещаний), предоставление информации и озвучивание выводов из имеющихся данных.
