Носители для «зеленого» обмена
Это оперативное общение: прием и уточнение задания, сдача и оценка сделанной работы, совещания. Лучшими носителями в данном случае: голова и бумага. Они позволяют оперативно фиксировать все моменты, анализировать происходящее на основе опыта.
Важно, чтобы все стороны фиксировали итоговые договоренности или одна из сторон, но итог в результате был роздан всем сторонам совещания или обсуждения.
Бумага позволяет перевести «зеленую» информацию (которая растет и видоизменяется) в «красную» (зафиксированным результатом роста). Это важно, чтобы в дальнейшем действовать на ее основе и иметь единую цель.
Практические рекомендации:
1. Используйте ежедневник для оперативных записей: разговоров с руководством и подчиненными, общения по телефону и т. п.
2. Проследите, чтобы ваши сотрудники также фиксировали ваши распоряжения, это не даст им использовать аргумент "забыл".
3. Важные двухсторонние и многосторонние договоренности старайтесь оформить в виде документа и раздать его всем заинтересованным лицам.
Носители для «красной» информации
Для красной информации важны следующие критерии:
– неизменность при хранении;
– высокая скорость доступа;
– возможность передачи другим людям;
– анализ.
Как мы уже выяснили выше, наилучшая форма для этого – файлы. Иногда удобно использовать бумажные (распечатанные) инструкции, утвержденные руководством. Это наилучшая форма для «красной» информации.
По завершении совещаний должны быть также итоговые договоренности. Их можно выполнять и от руки, снять потом копии для всех заинтересованных лиц.
"Красная" информация должна поступать из прошлого в неизменном виде. Т. е. Основное требование к ней – длительное хранение в неизменном виде. Это электронный вид, бумага и навыки. Я обычно комбинирую эти способы. Например то небольшое кол-во информации, которое может быстро понадобиться, причем ее нужно будет показать руководству – храню в распечатанном виде в папках в систематизированном виде.
Ту, что нужна не так оперативно – в электронном. Также и алгоритмы действий – проекты удобно хранить в электронном виде, дополняя их заметками, контактными данными и т. п. При необходимости я их печатаю и использую как план и основу для делегирования.
Умения сотрудников лучше перевести в навыки. Это самый быстрый способ доступа к практической информации.
В главе о времени мы рассмотрим этот способ, как один из вариантов «заготовки» времени впрок. Очевидно, что даже работать в стандартных офисных приложениях, используя постоянно подсказки – в несколько раз дольше, чем используя навыки.
