– Какие ресурсы и сколько может понадобиться (люди, время, деньги и т. п.)
– Какие ресурсы он может задействовать самостоятельно, а на какие – запросить дополнительное согласование
– Приоритетность по сравнению с порученными ранее задачами
– Какие ограничения есть по времени?
– Какие требования по качеству исполнения?
К блоку «И»:
– Какие действия нужно будет предпринять?
– Кто ответственный за каждое действие?
К блоку «П» (этап контроля):
– Каковы критерии выполнения задачи?
– На что стоит обратить внимание?
– В какой момент и кому доложить о выполнении?
Приучая себя действовать в таких категориях вы передадите такой подход и сотрудникам. Он постепенно начнут понимать, на что и в какой последовательности обращать внимание.
Формализованный подход – действие по инструкциям
Инструкции, составленные с использованием системного подхода, позволяют постепенно сформировать мышление сотрудников по системному подходу.
Проверьте свои инструкции, отражают ли они все четыре этапа процесса? Составление инструкции является первым этапом процесса. Итак, первая деталь правильной инструкции – ее структура, которая должна соответствовать системному подходу:
1. Вводная часть;
2. Условия применения инструкции;
3. Подготовительные мероприятия;
4. Действия по решению задачи;
5. Проверка результата и доклад о завершении работы.
В каждом пункте желательно наличие до 5–6 подпунктов и каждый подпункт еще может делиться на такое же количество действий, т. е. использовать схему «5 по 5». Самым простым критерием деления на пункты может быть деление по системному подходу (управление, обеспечение, исполнение и контроль).
Второй важной деталью инструкций должны стать пункты промежуточного контроля. Для этого можно использовать чек-листы (контрольные списки).
Чтобы вам и вашим сотрудникам было проще составлять инструкции, составьте список вопросов, отражающих специфику деятельности, на которые должны отвечать отдельные пункты инструкции.
Вот самый общий шаблон с вопросами:
1. Вводная часть
– О чем данная инструкция
2. При каких условиях применяется данная инструкция
– По чьей команде осуществляются данные действия
– Какие параметры необходимы для действия (уточнить у отдающего команду)
– Каков приоритет по сравнению с остальными действиями (срочность и важность)
– Перечислить все, что нужно будет определения кол-ва ресурсов по решению задачи
3. Подготовительные мероприятия
– Какие ресурсы нужно подготовить
– Сколько времени потребуется (или необходимо уложиться)
