Как руководить отделом | страница 23
Еще одно важное правило было установлено нами в части письменных коммуникаций. Для ускорения согласования тех или иных вопросов можно общаться друг с другом письменно (электронная почта, корпоративный чат, иные средства передачи информации в современных «гаджетах»). Но если решение обсуждаемого вопроса затягивается ввиду каких-либо причин, необходимо переходить к устному взаимодействию с целью принятия эффективного решения в максимально короткие сроки. Длительная переписка, не приводящая к решению вопроса, не допускается.
Введение данного правила позволило нам устранить существующую в отделе ситуацию, когда письменное обращение одного сотрудника к другому превращалось в длительную письменную дискуссию, не нацеленную на решение поднятой в переписке проблеме. Происходило это по разным причинам: иногда из-за нежелания решать проблему, а в некоторых случаях просто из-за недопонимания сути информации-запроса. Письменная коммуникация имеет определенные ограничения. В устной речи собеседники имеют возможность управлять дискуссией, в том числе с помощью уточняющих вопросов, невербальных средств общения. Это позволяет сразу конкретизировать запрос и прийти к какому-то решению. Письменная коммуникация требует очень четкого изложения характера вопроса. Принцип «Если существует нечто, что может быть истолковано неверно, то оно будет обязательно неверно истолковано» письменная коммуникация усугубляет.
Мы довели до сведения сотрудников, что поведение, направленное на решение проблем, является одобряемым, поощряемым и должным. Затягивание вопросов, в том числе путем пространных рассуждений или отписок, не только не поощряется, но и жестко карается. В дальнейшем должное поведение нашло отражение в системе стимулирования.
Итак, в ходе седьмого действия мы закрепили важнейшие принципы взаимодействия сотрудников, в результате чего сократилось количество конфликтов и персонифицировалась ответственность сотрудников за действия и/или бездействия, связанные с предоставлением информации друг другу.
10. Действие восьмое. Определяем цели проведения собраний
Мы собираемся потому, что люди, занимающие различные должности, должны сотрудничать друг с другом в интересах выполнения поставленной задачи. Мы собираемся потому, что знания и опыт, необходимые в особой ситуации, должны быть синтезированы из знаний и опыта нескольких личностей.
П. Друкер
Одной из форм устных коммуникаций являются собрания. Остановимся на этом подробнее, так как от эффективности собраний зависит качество принятых управленческих решений.