Как руководить отделом | страница 21

Мы установили еще одно важное правило, которое позволило не «наступать на одни и те же грабли» и не заниматься исправлением повторяющихся однотипных ситуаций. Способ простой, но эффективный: проводить регулярную работу над ошибками путем анализа удачных и провальных практик. Собранная таким образом информация по сбоям и отклонениям формирует базу знаний – основу для обучения сотрудников. Управленческая выгода заключается в том, что сотрудники учатся на чужих недоработках, внедряя лучшие практики и избегая повторения чужих промашек.

Вот как выглядит подобная база знаний (Таблица 11).

Таблица 11. База знаний по устранению сбоев

Для облегчения процесса планирования и контроля мы использовали специальный программный продукт по управлению проектами. Сегодня существует огромное количество автоматизированных систем, упрощающих проектный менеджмент. Однако не стоит забывать, что любое программное обеспечение – это инструмент, позволяющий автоматизировать правильно смоделированный бизнес-процесс. При отсутствии управленческой логики автоматизация бессильна.

В моей практике были случаи успешного управления проектами без применения программного обеспечения (с использованием начерченного на флип-чарте плана-графика и самоклеящихся стикеров), а также с применением различных программных продуктов. Результат проектов, позволю себе это отметить, зависел скорее не от наличия программы-планировщика, а от реализации системных принципов управления (планирование – организация – мотивация – координация – контроль). Хотя, безусловно, хороший и простой программный продукт очень облегчает регулярный менеджмент.

Итак, в ходе шестого действия нашего кейса мы внедрили систему контроля как элемент цикла управления.

Когда один из нас падает, он падает за тех, кто идет позади, предупреждая о камне преткновения. Он падает и за тех, кто идет впереди, за тех, которые хотя и шагают быстрее и увереннее, но не убрали камень…

Х. Джебран

Взаимодействия сотрудников в процессе выполнения ими рабочих задач (или коммуникации, как принято называть) являются одним из объектов управления руководителя. Общение сотрудников может быть как средой для возникновения конфликтов, так и инфраструктурой для достижения организационных целей. Поэтому руководителю необходимо управлять коммуникациями сотрудников, направляя все взаимодействия в нужное русло.

Для начала мы установили, что механизм коммуникаций, который нам необходимо внедрить, должен отражать все способы взаимодействия между сотрудниками отдела и/или другими заинтересованными сторонами по вопросам, связанным с выполнением служебных функций. Коммуникации внутри отдела могут быть письменными и устными. Очень важно было найти баланс между соотношением устных и письменных взаимодействий сотрудников по различным вопросам, связанным с совместной работой.