Как руководить отделом | страница 20

С помощью наглядной схемы мы обсудили методологию расстановки промежуточных контрольных точек (рис. 6).

Рис. 6. Расстановка контрольных точек

Мы определили, что в ходе каждого проекта существует некий временной или событийный период, после которого уже ничего не возможно изменить. Это точка невозврата, или «все пропало», «опять не успели», «ой, что сказать клиенту» и т. д. При планировании проекта подобные «критические» периоды необходимо предупреждать. Для того чтобы не попасть в точку невозврата, следует осуществить контрольную процедуру (промежуточный контроль) заблаговременно. Время от промежуточной контрольной точки до точки невозврата должно быть достаточным для того, чтобы откорректировать действия и предпринять все необходимые для устранения неблагоприятного события мероприятия.

Количество контрольных точек для промежуточного контроля руководитель отдела определяет самостоятельно. В качестве общих практических рекомендаций мы решили использовать следующие.

• Чем ниже квалификация членов проектной команды и/или опыт управления проектами у менеджера проекта, тем больше контрольных точек.

• Чем значительнее последствия рисков, тем больше контрольных точек.

• Если работу выполняют новые внешние подрядчики – промежуточный контроль должен быть более тщательным.

• Чем масштабнее проект (большая зависимость между вехами проекта, этапы проекта невозможно реализовать параллельно, только последовательно, большие финансовые потери в случае невыполнения запланированных показателей и т. д.), тем больше контрольных точек.

Руководитель-стажер расставляет контрольные точки, чтобы проверять основные показатели по всем проектам отдела. Каждый менеджер проекта расставляет собственные «маяки» в рамках своего проекта.

В случае возникновения отклонения менеджер проекта проводит анализ причин неблагоприятного события и принимает решение (если у него имеются соответствующие полномочия) либо инициирует принятие решения, обратившись к руководителю отдела.

Общее правило реагирования на сбои такое: сначала необходимо определить, была ли случайной данная проблема, выявить корневую причину, а затем разработать план мероприятий по устранению (обучить, изменить технологию и т. д.). Для того чтобы не держать в голове информацию по сбоям, мы решили фиксировать специальным образом все инциденты, назначать ответственных за их устранение лиц, определять срок и необходимые ресурсы для ликвидации помех. Наглядно это изображено в Таблице 11.