Полезно иметь на рабочем столе «коробку важных дел» для вещей, которые требуют вашего внимания. Это могут быть коммунальные счета на оплату или школьные разрешения на экскурсию, которые нужно подписать. При этом, чтобы предотвратить скопление бумаг в коробке, необходимо назначить крайний срок завершения этих дел. Назначьте в качестве крайнего срока один из дней недели: в этот день вы обещаете себе закончить все дела из коробки важных дел. Если каждую неделю вам приходится работать с большим количеством бумаг и форм, возможно, стоит использовать зажимы для бумаг с ярлыками на каждый день недели. Вам легко будет прикрепить дело к тому дню, в который его нужно решить.
ДОМАШНЯЯ АРХИВНАЯ СИСТЕМА
Домашний офис – идеальное место, чтобы заняться решением самых разных дел, которые требуют внимания в повседневной жизни, но он также может быть местом для архивной системы хранения важных документов. В каждом доме должна быть архивная система. Если вам восемнадцать лет и вы впервые живете в квартире отдельно, если вам сорок и вы покупаете дом своей мечты – вам необходимы место и метод для организации важных документов, касающихся дома и семьи. Некоторым людям также нужны архивные системы для бизнеса. Выбор типа архивной системы зависит от того, как вы работаете и как предпочитаете хранить свои документы.
Способы организации домашней архивной системы
Когда вы начинаете организовывать домашний архив, первым делом нужно решить, какую систему хранения бумаг вы хотите использовать. Вот способы, которые я считаю полезными для организации домашнего архива:
ТРАДИЦИОННЫЙ АРХИВ. Традиционный архив – это способ, при котором вы пишете на каждой архивной папке категорию, складываете в нее документы, относящиеся к этой категории, и храните все это в архивном шкафу. В продаже есть множество эффективных инструментов для домашнего архива.
ПАПКИ НА КОЛЬЦАХ. Папки на кольцах – мой любимый способ хранения домашнего архива, именно эту систему я использую у себя дома. Для каждой категории информации у меня есть отдельная папка на трех кольцах. Мне нравится эта система, потому что документы удобно находить и переносить с места на место, мне легко взять папку с собой, если необходимо решить дело вне дома. Когда много лет назад мы жили в Соединенном Королевстве, я работала секретарем в начальной школе. Для хранения личных дел учеников там использовали систему папок на кольцах. Сначала мне казалось безумием использовать папки на кольцах вместо архивных папок. Но несколько лет работы с этой системой переубедили меня. Я поняла, что это – самый эффективный способ хранить такой большой объем информации. Когда наша семья вернулась в США, я адаптировала и внедрила систему папок на кольцах для домашнего архива, и с тех пор обожаю этот способ хранения.
