Время, которое вы тратите на поиск электронного и бумажного документа, отличается в разы. Если хранить документы в электронном, а не в бумажном виде, вы не будете привязаны к месту, где хранятся документы, и сможете работать где и когда угодно.
С точки зрения компании в целом хранение документов требует немалых затрат. Нельзя назвать рациональным использование части пространства офиса, за которое взимается высокая арендная плата, для хранения бумажных документов, которые могут больше вообще не понадобиться. При перепланировке офисных помещений документы, которые так и не были использованы, все равно придется выкинуть, но на это потребуется время.
Конечно, идеальным вариантом было бы вообще не использовать раздаточный материал, но пока давайте сделаем первый шаг и каждый по отдельности перейдет к электронному, а не бумажному хранению документов, чтобы повысить свою эффективность.
Запоминайте имена
В англоязычных странах при приветствии люди обязательно называют собеседника по имени. Например, говорят: «Пока, Джон» или «Доброе утро, Крис». Иногда вместо приветствия просто называют имя. Это часто можно увидеть в фильмах и сериалах, правда? Вы и сами поймете, если вас назовут по имени, но по сравнению с просто «Здравствуйте» или «Доброе утро» имя создает ощущение более тесного знакомства.
В Японии, если назвать человека по имени при приветствии, он, скорее всего, подумает, что у вас какое-то дело именно к нему, поэтому не советую следовать примеру англоязычных стран, но если, например, при первой встрече, когда вы обменялись визитными карточками, намеренно называть собеседника по имени в ходе разговора: «Имярек, а как вы думаете?» или «Как вы и сказали, Имярек», то психологическая дистанция между вами непременно сократится.
Если честно, я очень плох в запоминании имен, но так как я знаю об огромном эффекте имени человека, ежедневно тренируюсь незаметно для всех. Эта тренировка – не усердное зазубривание всех имен из списка сотрудников, а припоминание имени конкретного человека, с которым я уже знаком и теперь встретился случайно или которого увидел издалека, независимо от того, удалось ли с ним поговорить. Даже такая незначительная тренировка, повторяемая ежедневно, позволяет не только хорошо закрепить имена в памяти, но и припомнить контекст, окружающий этих людей.
Если вы вспомните тему или проект, о котором человек рассказывал на совещании, или иную информацию, которую узнали о нем при предыдущей встрече, вы сразу найдете, о чем перекинуться парой слов при случайной встрече, сумеете сымпровизировать на основе имеющейся информации. Случайная встреча в офисе может означать, что в скором времени вам предстоит работать вместе. Не стоит ли и вам начать ежедневные тренировки, чтобы как можно быстрее наладить коммуникацию, когда этот момент наступит?
