Как 1% усилий помогает сделать 99% работы | страница 29

Большинство японцев (да и, наверное, всех людей, кроме жителей Ближнего Востока) при чтении горизонтально написанного текста производят движения глазами сверху вниз и слева направо. Естественно, ваши материалы следует составлять, учитывая эти движения.

В списках, часто используемых в документах, также существует правило, что пункты размещаются сверху вниз и слева направо в порядке важности. Наверное, есть люди, которые стремятся перенести самое важное в конец списка в виде кульминации или которые откладывают все самое вкусное на попозже, но бизнес – это борьба со временем. Всегда помните о том, что ваш документ могут не дочитать из-за занятости или из-за внезапного срочного дела, поэтому определите приоритетность каждого пункта списка и расположите наиболее важные из них выше или левее.

Конечно, иногда бывают причины, чтобы расположить информацию по-другому, но если таких причин нет, то «железное правило» – располагать информацию сверху вниз и слева направо в порядке важности. Даже соблюдая правило «сверху вниз и слева направо», если текст занимает много страниц, может оказаться, что на одной странице пункты расположены сверху вниз, а на другой – слева направо. Правило не должно меняться от страницы к странице. Текст должен иметь одинаковое форматирование не только на одной странице, но и во всем документе.

Также при использовании графиков и диаграмм их оси должны располагаться одинаково. Следите, чтобы не было ситуаций, когда, например, на одной странице хронологический порядок указан по горизонтали, а на другой – по вертикали.

Если у документа нет единого форматирования, вы не только можете запутать читателя, но и заставить его сомневаться в вашей компетентности.

Если у вас нет особых причин отклоняться от общего формата документа, придерживайтесь единства с первой до последней страницы. Всегда помните об этом правиле.

Рисунок 3. Траектория движения глаз и перенос на следующую страницу

Есть один секрет при составлении схем. Этот секрет – использование прямоугольников с закругленными краями и обычных прямоугольников для разной информации.

Прямоугольник с закругленными краями: подходит для передачи неточной информации, информации с множеством неутвержденных вопросов.

Обычный прямоугольник: подходит для утвержденных положений и подтвержденной информации.

Посмотрите на пример ниже.

Одна лишь форма прямоугольников абсолютно изменяет впечатление от схемы.