Подготовьте почву
На самом деле совещание начинается еще до того, как оно фактически началось. Обычно выражение «подготовить почву» используют, когда говорят о чем-то негативном, но в случае с совещаниями оно обозначает хорошую предварительную подготовку.
В словаре «Дайдзирин»[2] приведены следующие значения:
1. Подготовка дерева к пересадке, заключающаяся в обрезке корней по кругу, чтобы обеспечить рост новых тонких корней.
2. Предварительное ознакомление заинтересованных сторон с информацией по какой-то проблеме, пояснение целей и обстоятельств заранее.
Таким образом, изначально это выражение связано с садоводством.
На мой взгляд, у подготовки почвы есть два следующих значения:
Предотвращение недопонимания
Если заранее сообщить участникам о своих намерениях, то во время совещания можно избежать возражений, вызванных недопониманием.
Завершенность совещания
Мнение каждого участника сложно услышать на самом совещании, но, если узнать мнения заранее, можно придать совещанию бо́льшую завершенность.
Даже если в запланированном совещании участвуют всего несколько человек, предварительная подготовка почвы (достаточно поговорить с участниками на ходу) заметно повысит уровень организованности совещания. Но нужно помнить, что подготовка почвы не означает получения окончательных мнений по вопросам, которые будут рассматриваться. Иначе не будет смысла проводить совещание.
Если вам поручили провести собрание, у вас есть шанс проявить свои навыки координатора. С помощью предварительной подготовки почвы вы сможете придать бо́льшую завершенность совещанию, а также оставить о себе хорошее впечатление, чтобы вам и впредь поручали проводить совещания.
Подумайте о том, куда сесть
Представьте следующую сцену: вы входите в переговорную. Что вы сделаете в первую очередь? Как только вы вошли в переговорную, подумайте, какое место будет наиболее стратегически выгодным. Выберите то место, которое поможет вам достичь ваших целей.
При выборе не слишком учитывайте такую древнюю японскую традицию, как «почетное место» (место, удаленное от двери, которое традиционно предлагают гостю или старшему). Соблюдают эту традицию только японцы, к тому же в отличие от торжественных приемов и трапез в переговорной эффективность важнее традиций. В первую очередь посмотрите, где стоит маркерная доска. Если на совещании вы хотите взять инициативу в свои руки, непременно сядьте поближе к ней.
Кроме того, важно положение по отношению к местам других участников. Особенно важно, кто сидит прямо перед вами. Несмотря на то что можно более тесно пообщаться с человеком, если вы сидите друг напротив друга, такое положение называется «положением конфронтации», и, если собеседник придерживается противоположного вашему мнения, в таком положении вам с большей вероятностью придется иметь дело с его протестом.
