Каковы основные причины ошибок в складском учете?
Основная причина — это, конечно, низкая квалификация складских работников — кладовщиков. Опытные кладовщики и без современной информационной системы могут вести и поддерживать складской учет в идеальном состоянии. Поэтому, конечно, квалификация, а также ответственное отношение к работе являются основным фактором, влияющим на наличие/отсутствие ошибок в складском учете. В наши дни квалифицированный кладовщик уже не редкость, и сейчас его можно найти. Хотя некоторое время назад это было непросто. У меня также есть опыт обучения уже немолодых женщин ведению складского учета, и, кстати, они в результате стали хорошими специалистами. Но сейчас возможно нанять квалифицированных кладовщиков.
Следующей причиной ошибок в складском учете является отсутствие информационной системы. Вести складской учет, а значит, фиксировать приход товара от поставщиков и отгрузки клиентам, используя бумажные носители или небольшие «самописные» программы, может позволить себе только некрупная фирма с небольшим количеством товарных позиций и клиентов. Как только компания вырастает, ей становится необходима единая информационная система. Ведение складского учета в корпоративной информационной системе — обязательная составляющая современной компании. Складской учет — это базовый элемент основного бизнес-процесса компании, такого как обслуживание клиента: без него не будет продаж, отгрузок товаров клиентам. Поэтому ведение складского учета входит в базовый функционал любой информационной системы. На сегодняшний день существуют и бесплатные, и доступные по стоимости информационные системы для ведения основных складских операций. О необходимости корпоративных информационных систем написано много, да и тема этой книги другая, поэтому не буду останавливаться на этом вопросе.
Кроме самой корпоративной информационной системы, на качество ведения складского учета влияют регламентированные правила: дисциплина ввода документов в систему, а также утвержденный документооборот по всем складским операциям. Например, документы должны быть введены в информационную систему сразу, как только произошло событие, или в течение часа и т. д. Или документ, например, «Приходная накладная», вводится на основании документа «Заказ поставщику». Утвержденный документооборот по складским операциям должен быть оформлен в виде инструкции, по которой и работают в информационной системе все участники складских процессов. Такие регламенты и инструкции позволяют вести складской учет с минимальными ошибками.
