Следующей операцией является получение подтверждения от поставщика о приеме им заказа. Задача менеджера по закупкам на этом этапе сверить подтвержденное и заказанное количество и номенклатуру товаров. На основании подтверждения выставляется счет-фактура, являющийся официальным документом, в соответствии с которым будет производиться оплата заказа, затем будут формироваться все документы по приему товара и вноситься данные в информационную систему.
Счет-фактура — это документ строго установленного формата, который состоит из перечня поставленных товаров, их цен, номера отгрузочного документа, суммы счета, иных реквизитов. В счет-фактуру разрешается добавлять иные показатели при условии сохранения последовательности расположения, содержания и числа показателей, утвержденных в типовой форме.
После того как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход выполнения заказа и (или) ускорять его выполнение. Функция контроля выполнения заказа стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. На данной стадии производятся следующие операции:
а) отслеживание местонахождения груза (материальных ресурсов) в процессе доставки;
б) регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки согласно договору.
Контроль выполнения заказа часто осуществляется по телефону для получения немедленной информации, но ряд организаций используют простую форму, часто составленную на компьютере, для запроса информации по срокам отгрузки товаров или проценту выполнения заказа по состоянию на конкретную дату.
Если поставщик не способен выполнить условий соглашения, в качестве рычага давления может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем.
Важное значение имеют получение и приемка продукции, документальное оформление поставки, проверка качества и количества товара. Основными целями функции получения и контроля сырья являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества сырья; отправка товара в его следующее место назначения на склад, в отдел контроля или отдел использования; оформление документации на получение и регистрацию сырья.
Качество поставляемых товаров должно соответствовать предъявляемым требованиям. Отсутствие необходимого контроля качества закупок может вызывать: дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров; остановку производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату; судебные иски и т. п.
