существует необходимость в снижении затрат на закупки, в улучшении сервиса со стороны поставщика[10].
В таких ситуациях менеджеры по закупкам играют важную роль, так как именно они принимают окончательное решение о необходимости, количестве закупаемых товаров и условиях поставки.
От правильного выбора поставщика зависят в конечном итоге не только цена, но и стабильность поставок, обеспечение гарантий поставки в соответствии с заказом, сервисное обслуживание, продвижение товара и многое другое. Выбор поставщика должен быть регламентирован и зафиксирован в Положении о закупках. В этом документе или в должностной инструкции определяются полномочия менеджеров при осуществлении закупок.
При выборе поставщиков должны использоваться:
разные способы их анализа и оценки;
регламенты проведения конкурсов и запросов предложений;
эффективные методы ведения переговоров с потенциальными поставщиками;
анализ и оценка результатов выполненных закупок.
В большинстве организаций имеется список проверенных поставщиков, оказывавших в прошлом приемлемые услуги или известных своей надежностью. Если в списке подходящего поставщика нет, организация должна его найти. Поставщиков, работающих с дешевой продукцией, можно отыскать в профессиональных журналах, каталогах или через деловые контакты. Применительно к поставке дорогостоящей продукции требуется более тщательный поиск, который займет гораздо больше времени.
Для расширения базы потенциальных поставщиков и повышения конкуренции между ними необходимо регулярно проводить исследования рынка производителей требуемых ресурсов и посредников. Чем больше информации о потенциальных поставщиках имеет менеджер по закупкам, тем правильнее будет выбор.
После определения потребности и выбора поставщика необходимо определить номенклатуру и количество закупаемых материальных ресурсов. Это очень важная часть работы специалиста по закупкам, так как от правильности определения количества товара зависят обеспеченность предприятия материальными ресурсами и эффективность использования оборотных средств. На основании информации о требуемых объемных и номенклатурных параметрах оформляется заказ на поставку.
Условия, включаемые в заказ на поставку, регулируют отношения между покупателем и продавцом. Все организации имеют свои формы заказа на закупку. Важными требованиями к любой из них должны быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщика, описание заказанных товаров, указание количества, требуемой даты доставки, условий отгрузки, оплаты и заказа. Однако на практике не все закупки подчиняются условиям, предписанным в заказе. Многие закупки осуществляются в соответствии с соглашением о продаже, представленным продавцом. Обычно выбор того, чей документ будет использован (покупателя или продавца), зависит от статуса обеих сторон, от характера закупаемого товара, сложности сделки и стратегии, используемой при обеспечении или размещении заказа. Далее заказ передается (обычно с помощью электронных средств коммуникации) поставщику.
