Джефф не проводит на собраниях весь день, поэтому в его голове есть пространство для проблем сотрудников. Даже если они приходят с чем-то серьезным, все решается. Суровая правда о собраниях — они потребляют больше времени, чем на самом деле нужно для решения вопросов, которые обсуждаются на них.
Собрания всегда занимают 30–60 минут, независимо от того, сколько решений нужно на них принять. Это убивает приличное количество времени. Например, если у кого-то назначена встреча на 10:00, то он, скорее всего, прекратит заниматься важными делами где-то к 9:45. А после встреч люди обычно совершают ритуалы перехода от одного дела к другому: им нужно проверить электронную почту и заглянуть в любимые приложения, прежде чем приступить к работе. Это означает, что встреча длиной в 60 минут может легко занять временное пространство 90 минут. Если через час запланирована еще одна встреча, между двумя собраниями останется полчаса подлинно рабочего времени.
Это порочный круг. Люди предполагают, что деловые встречи — это и есть работа, поэтому они планируют встречи, чтобы «ускорить» рабочий процесс. Они устраивают собрания для обмена информацией, думая, что в таком случае не будут тратить время на чтение своей электронной почты — ведь у них так много встреч. Да и большая часть писем в почтовом ящике связана с планированием различных собраний.
Чтобы разорвать порочный круг, нужно сознательно бороться с хаосом в графике.
— Хаос как вода: найдет, куда просочиться, если ему позволяют это делать, — объясняет Джефф. — …Нужно уметь говорить «не сегодня».
Джефф может сказать собеседнику, что им нет необходимости встречаться. Или отклонить просьбы о встрече, если он поймет, что кто-то другой может справиться с этим вопросом. Джефф считает, что это нормально — звонить людям, даже если этого не было в планах, или решать что-то за пять минут в коридоре. Но планировать 30-минутную встречу каждые два дня — это, по его мнению, совершенно неэффективно.
Джефф нашел удивительный плюс в том, что он кажется человеком, у которого нет огромного количества дел. Эта легкость заставляет людей предлагать ему новые проекты. Его компания доверила ему руководство своими филиалами в других странах, потому что он выглядел так, будто у него было свободное время, чтобы взяться за них.
Любой может закрыть свое расписание, перестав вписывать в него новые задачи. Люди, которые многое успевают делать, предпочитают не заполнять свое время полностью, как на работе, так и дома. Как говорит Джефф:
