Главное – создать структуру недели. В противном случае вы позволяете событиям случаться с вами, а не формируете нужные вам. Вы позволяете «срочному» оттеснить на задний план то, что по-настоящему важно.
Шаг 2. Закрепляйте за выполнением задач конкретное время
Вы уже включаете в свой график встречи и собрания. Теперь пойдите дальше и четко определите время для выполнения конкретных задач. Выделите время для таких задач, как написание нового предложения, или подготовка презентации, или изучение и утверждение маркетинговых материалов. Если вы этого не сделаете, об этих задачах можно забыть – ну, или их выполнение будет чем-то прервано. Или вы утратите сосредоточенность. Какова бы ни была причина, важные задачи так и не будут выполнены.
Мне нравится методика Дэвида Аллена из книги Getting Things Done[18], тем не менее успех базируется не на приведении в порядок всех дел, а на приведении в порядок важных дел.
Шаг 3. Руководствуйтесь реалистичным списком дел
Когда-то Джим составлял списки дел, но не указывал время выполнения каждой задачи. И к чему это привело? В его списке вечно оказывалось больше пунктов, чем он мог выполнить, и список дел в итоге превращался в список желаний. Если у вас запланировано шесть часов встреч и часов на восемь задач, скорее всего, они останутся невыполненными.
Установление реалистичных сроков для каждого дела вынуждает вас расставлять приоритеты и помогает быть сосредоточенными. Если вы знаете, что работа должна занять не более получаса, то при ее выполнении вы будете решительнее игнорировать любые отвлекающие факторы.
Шаг 4. По умолчанию ориентируйтесь на получасовые встречи
Кто бы ни ввел в программах-планировщиках часовые интервалы «по умолчанию», он впустую потратил миллионы человеко-часов. Большинство тем можно обсудить за тридцать минут. Многие вопросы решаются за пятнадцать минут, особенно если все участники осведомлены о том, что встреча продлится всего пятнадцать минут.
Не становитесь рабом настроек по умолчанию. Выделяйте на встречу час, только если точно знаете, что для обсуждения вопроса потребуется именно столько времени.
Шаг 5. Откажитесь от многозадачности
Во время встреч, особенно продолжительностью в целый час, возникает искушение решить пару-другую бессмысленных задач. Кто из нас не очищал на собрании память телефона? А ведь переключая внимание, вы делаете такие встречи менее продуктивными. Даже если вы занимаетесь чем-то, не требующим сосредоточенности, вы все равно отвлекаетесь. И этим снижает свою продуктивность.
