Вот несколько простых правил, которые вам помогут.
Правило 1. Обдумайте (если нужно – подготовьте краткую запись основных положений) текст сообщения, прежде чем поднимать телефонную трубку.
Правило 2. Знайте, кто ваш возможный собеседник (лицо, которое может принять и передать информацию по назначению).
Правило 3. Максимально эффективно используйте время разговора по телефону, будьте внимательны и предупредительны к собеседнику.
Разговор не должен быть долгим (по правилам этикета не более 3 – 5 минут). Говорить надо коротко и ясно, убежденно и осмысленно. Для говорящего это означает, что после краткого приветствия следует объяснить суть проблемы; сообщить ровно столько информации, сколько для этого необходимо. Слушающему нужно краткими нейтральными репликами поддерживать разговор («да», «я вас понял»); внимательно выслушав собеседника, кратко изложить свое мнение; если проблема требует обсуждения, предложить встречные вопросы. Окончить разговор должен тот человек, который позвонил.
Правило 4. Умейте вежливо отказаться от переговоров в неудобное для вас время, назначив более подходящий для этого час.
В том случае, если у вас нет возможности не торопясь выслушать собеседника, лучше предупредить его об этом, нежели проявить нетерпеливость, скомкать разговор («К сожалению, я очень спешу. Не могли бы вы перезвонить через…», «Нельзя ли перенести наш разговор?»).
Правило 5. Будьте готовы записать сообщаемую информацию.
Правило 6. Звонить надо в удобное для собеседника время.
В том случае, если вы звоните незнакомому или малознакомому человеку, вы в первую очередь должны объяснить, кто вы и почему звоните, а затем назвать свою фамилию, имя и отчество.
Представляясь в телефонном разговоре незнакомому или малознакомому человеку, лучше сначала назвать свою фамилию, а затем имя и отчество. Это облегчает запоминание имени и отчества, которые являются основной формой обращения в русском языке.
