2. Планируйте. Для каждого из проектов, оставшихся в списке после предыдущего шага, команды, ответственные за его завершение, должны создать детальный план с перечислением всех действий, необходимых для полной реализации, всех требующихся ресурсов и ожидаемых результатов. План каждого проекта должен сопровождаться одной-двумя страницами общего описания, помогающего однозначно понять, каковы ресурсы, этапы и цели проекта. Напротив каждого этапа работы должны быть проставлены даты начала и окончания, а также фамилия ответственного руководителя. Повышение прозрачности проекта, особенно представляемого правлению, вызывает у топ-менеджеров дополнительное напряжение – а это, в свою очередь, заставляет их внимательно относиться к графику и делать работу в срок. Я создал оценочный инструмент планирования из 10 пунктов, помогающий в размышлениях о проекте и фиксирующий внимание на основных его характеристиках. Этот инструмент доступен в Сети по адресу www.ceotoceo.biz/mightytools.html.
3. Займитесь менеджментом. Я привык считать, что работа менеджера состоит в том, чтобы доводить дела до завершения (я и сейчас так думаю). Однако многим людям, имеющим титулы управляющего директора или вице-президента, часто недостает опыта в области базового управления проектами. Понимание того, как с ними работать, не требует ни прохождения специальной программы, ни получения профессионального сертификата в этой области. Зачастую управление проектом представляет собой простое разбиение большого задания на набор меньших шагов, определение дат их начала и завершения и назначение людей, ответственных за каждый из них. После этого менеджер в заранее определенное время переходит к описанию следующего шага в списке и внимательно изучает, о чем там сказано.
Многие люди говорят: «Но мы и так занимаемся всем этим в нашей компании!» Если дело действительно обстоит так, пойдите и найдите документ, в котором описаны детали каждого проекта. Готов биться о заклад, что многим из вас это не удастся. Я уже говорил раньше и повторю сейчас: если в мире бизнеса что-то не записано на бумаге, его нельзя считать реальным.
Теперь я расскажу вам о трех вещах, позволяющих привязать любой проект к течению времени.
• Календарь, который ведет кто-то из команды, должен отображать свежую информацию о движении проекта как минимум раз в неделю. Это делает проект понятным для других людей в организации. Когда мы знаем, что кто-то следит за нашим прогрессом, мы начинаем обращать на свои дела больше внимания.
