84. В каких случаях стóит готовить и предоставлять аудитории раздаточные материалы?
Во-первых, когда множество технических и других подробностей требует от слушателей подготовиться заранее, просмотрев ваши раздаточные материалы.
Во-вторых, если публике надо ознакомиться с некоторыми фактами до начала презентации, чтобы лучше воспринимать ее. В этом случае также раздайте материалы заранее.
В-третьих, если основная цель – обучение и передача информации, раздаточные материалы нужны как продолжение презентации.
И, наконец, если основная цель – убедить и продать (продукт, услуги), то данные материалы могут повлиять на мнение публики еще до начала встречи.
Раздаточные материалы нужны еще и для того, чтобы люди не конспектировали ваши слова, а общались с вами, а также чтобы вы могли смещать акценты и задерживаться на чем-то дольше. Тогда то, что вы не успеете обсудить, люди сами найдут в указанных материалах.
85. Каким должно быть содержание раздаточных материалов?
Если вы раздаете материалы заранее, напишите в них не все, а только то, что нужно для информации и интриги. Саму же презентацию начните именно с этого места.
Что касается материалов, которые публика берет с собой после презентации, то в них можно дать больше подробностей. Это вам поможет еще раз четко выделить основную идею.
Постарайтесь, чтобы бумага, дизайн и оформление были на должном уровне.
Сами прочитайте материалы несколько раз и попросите это сделать своих коллег.
В течение самой презентации не рекомендуется интенсивно пользоваться раздаточными материалами, поэтому следует приготовиться к устному изложению заранее. Прочитайте материалы и подумайте, что и где можно добавить для лучшего восприятия аудиторией информации – шутку, вопрос для зала и др. Исключите все, что вам кажется слишком длинным, несущественным или сложным.
В результате работы с раздаточными материалами вы получите более сжатый «конспект» для собственного использования. При этом на презентации вы должны выступать уже без каких-либо вспомогательных средств. Репетируя, используйте звукозапись, чтобы послушать себя со стороны и оценить, верно ли расставлены акценты, удачна ли интонация и т. д. Видеосъемка поможет вам оценить свои внешность и поведение.
86. Как правильно работать с оборудованием?
Внимательно перечислите все оборудование, которым собираетесь пользоваться. Решите, будете ли вы оперировать им сами, или же этим займутся ваши помощники. Научитесь пользоваться оборудованием уверенно и профессионально. Компьютеры, проекторы, аудиотехника – это ваши рабочие инструменты, и вам следует быть с ними хорошо знакомым.
