Таким образом, началом ЖЦД будет являться начало работы над проектом документа, а концом – уничтожение документа или передача его на постоянное хранение. ЖЦД может оказаться коротким и завершиться на стадии создания, если документ не будет подписан, либо на других стадиях, если после них последует его уничтожение. Стадия уничтожения не является обязательной, так как некоторые документы в силу государственной важности имеют срок хранения «постоянно». Уничтожение документа может быть как предусмотренным (например, по истечении срока хранения по результатам экспертизы ценности), так и случайным (например, физическая утрата в результате пожара, намокания и других непредусмотренных обстоятельств) либо преднамеренным (к примеру, противоправные действия по ликвидации документов как улик). На рис. 3 показано, что стадии обращения и хранения взаимосвязаны: находящийся на хранении документ может быть вновь введен в обращение.
Указанные стадии жизненного цикла управленческих документов носят самый общий характер и не зависят от материального носителя информации.
При рассмотрении ЖЦД, на наш взгляд, важно учитывать дуализм документа – его существование одновременно и как материального носителя информации, и как собственно запечатленной информации. Так, к примеру жизненный цикл носителя информации (ЖЦН) по времени может оказаться короче, чем период востребованности информации, содержащейся в данном документе. В этом случае ЖЦН определяет продолжительность жизненного цикла документа в целом. Это обстоятельство может касаться обеспечения сохранности и бумажных, и электронных документов. Отсюда возникает проблема возможного перевода информации документа на другой носитель, решение которой сопряжено не только и не столько с техническими, сколько с юридическими аспектами.
Кроме того, в целях соответствия ЖЦН и ЖЦД по их продолжительности уже на стадии создания документа должны учитываться рекомендации по выбору материальной основы документа – носителя информации. Так, в частности, во второй половине прошлого века при документировании деятельности высших партийно-государственных органов Советского Союза стала применяться специальная бумага, по своим характеристикам соответствовавшая задаче обеспечения постоянного хранения этой категории документов. Кроме того, при определении категорий документов, создаваемых в электронной форме, также надо учитывать долговечность носителя информации в сопоставлении с тем периодом, в течение которого документальная информация должна быть сохранена (установленный срок хранения документа).
