. Сохранность документов на бумажном носителе определяется довольно длительным периодом ее старения и разрушения, что зависит от качества бумаги (к примеру, существует так называемая «бескислотная» бумага, срок стойкости которой исчисляется столетиями). Кроме того, важным является качество средств нанесения информации на бумагу (чернила, паста, а также средства, используемые в матричных, струйных или лазерных принтерах, и т. п.) [170]. Для восприятия информации через длительное время не требуются специальные устройства для ее преобразования, достаточно знания языка, на котором написан текст документа.
При работе с электронными документами важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Отдельный комплекс вопросов связан с применением ЭЦП и сроком действия сертификата подписи. Отсюда возникает проблема перезаписи информации на другой носитель (миграции и конверсии) и подтверждения целостности и достоверности электронных документов. В числе других возможных (но не значит, что всегда приемлемых) способов хранения электронных документов иногда предлагают сохранять также соответствующие технические и программные средства для воспроизведения информации (и соответственно обучать персонал пользованию этими средствами для выполнения информационных запросов) или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии.
При работе с бумажными документами для обеспечения их физической сохранности в архивах может создаваться фонд пользования (как на бумажных, так и на других носителях информации) или страховой фонд. Аналогично для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы можно выполнять резервное копирование информации.
11. Информационная безопасность и защита информации. Для бумажных документов защита информации от несанкционированного доступа может быть обеспечена физической недоступностью документа (например, хранение в сейфе, в запираемом ящике стола и т. п.), фиксацией факта передачи документа в специальных учетных формах (передача под расписку), а также другими организационными мерами.
Для электронных документов эта задача решается использованием средств регламентации доступа пользователей к компьютерам и базам данных, использованием средств криптографической защиты информации, протоколированием действий пользователей и т. п. Отдельная проблема – техническая защита информации, в том числе от компьютерных вирусов и хакерских атак.
