Дата составления и утверждения необходима для того, чтобы можно было определить, к какому отчетному (налоговому) периоду относятся данные расходы.
В бухгалтерском учете в соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 «Расходы организаций» расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.
В налоговом учете расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 Налогового кодекса РФ). Датой осуществления расходов признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ);
в) к авансовому отчету должны быть приложены все оправдательные документы.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. В соответствии с п. ё ст. 9 ФЗ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Факт расходования подотчетных сумм должен быть в обязательном порядке подтвержден первичными оправдательными документами.
Без предоставления таких документов не допускается списание задолженности с подотчетного лица и тем более отнесение произведенных затрат на расходы организации.
Все первичные оправдательные документы должны содержать необходимые реквизиты: наименование документа, дату его оформления, наименование организации-продавца, содержание хозяйственной операции, цену, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных лиц, заверенные печатью организации т. п. (п. 2 ст. 9 ФЗ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Такими документами при оформлении хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами могут служить квитанции к приходному кассовому ордеру, товарные чеки, кассовые, закупочные акты, квитанции установленных форм, и т. п.
При проверке приложенных к отчету оправдательных документов нужно обратить внимание на следующие моменты.
1. Отчитываясь за приобретенные товары, к авансовому отчету подотчетное лицо обязано приложить и товарный чек, и кассовый чек.
На практике часто встречаются авансовые отчеты, к которым прикладывают или только кассовый чек, или только товарный чек.
Приобретая материальные ценности, подотчетное лицо обязано приложить к авансовому отчету не только кассовые чеки, но товарные документы (накладную, товарный чек и пр.) с полной расшифровкой приобретенных ценностей.
