Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 55 утверждена унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет», которая и является первичным учетным документом как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
В соответствии с указаниями по применению и заполнению унифицированной формы №АО-1 авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные нужды.
Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.
На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1–6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7–8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке;
б) авансовый отчет должен иметь номер и дату составления, а также должен быть подписан подотчетным лицом, главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.
Так как авансовый отчет является первичным учетным документом, то все требования к его оформлению установлены Федеральным законом от 29.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в соответствии с которым такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в законе.
