В целях налогообложения прибыли, компенсация за неиспользованный отпуск относится к расходам по оплате труда, в соответствии с п. 8 ст. 255 НК РФ, только в тех случаях, когда их выплата предусмотрена трудовым законодательством.
Согласно положениям Трудового кодекса РФ денежная компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается работнику в следующих случаях:
1) при его увольнении компенсация выплачивается за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ);
2) по письменному заявлению работника, в части превышающей 28 календарных дней, однако замена отпуска денежной компенсацией не допускается в отношении беременных женщин и работников в возрасте до восемнадцати лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 126 ТК РФ)
Следовательно, суммы компенсации в вышеперечисленных случаях, уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. При этом необходимо помнить, что величина компенсации за неиспользованный отпуск должна быть исчислена в размере среднего заработка работника в соответствии с правилами ст. 139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 г. № 213.
Если в ходе налоговой проверки будет установлено, что организацией были нарушены условия и расчет суммы денежной компенсации за неиспользованный отпуск, налоговые органы могут исключить из расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, данные расходы.
Для равномерного отнесения на издержи производства или обращения, согласно п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности РФ, организация может создавать резерв на предстоящую оплату отпусков. Для обобщения информации о движении созданного резерва Планом счетов бухгалтерского учета предназначен счет 96 «Резервы предстоящих расходов». Решение о создании и порядок образования резерва на предстоящую оплату отпусков, организация должна отразить в своей учетной политике.
Как правило, резерв на предстоящую оплату отпусков работников формируется путем ежемесячных отчислений, размер которых определяется как 1/12 общей суммы создаваемого резерва.
Резерв на оплату отпусков включает в себе не только предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков, а также сумму единого социального налога, и сумму страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисляемых на сумму отпускных.
