Рекомендую следующий процесс сканирования документов:
Всегда сохраняйте физические копии важных документов (налоговых деклараций, свидетельств о браке, свидетельств о рождении, страховок, завещаний, инвестиционных договоров и так далее).
Сделайте цифровые копии бумаг с помощью высокоскоростных сканеров. В зависимости от модели сканера и количества документов это может занять от нескольких дней до месяца. Но продолжайте до тех пор, пока не оцифруете все бумаги.
Используйте один и тот же способ наименования файлов, чтобы не запутаться в них. Помимо даты получения документа, можно дать его описание. Например: Чек_Costco_2_7_17.
Нет необходимости тонуть в папках. Документы, которые вы получаете каждый день, вполне можно хранить и в цифровом формате. Это не только избавит вас от завалов, но и создаст организованную систему, позволяющую быстро найти любой важный документ.
№ 85. Используйте стандартный способ наименования файлов
Тип: поддерживающая привычка.
Оптимальное время: любое.
Регулярность: каждый день.
Польза: терпеть не могу получать файлы без ясного названия (скажем, фотографию, озаглавленную IMG07663). Я храню на своем компьютере много документов, а потому часто пользуюсь функцией поиска (если не могу сразу найти нужный в соответствующей папке).
Безликие названия раздражают тем, что из-за этого документы легко теряются в папках… если только не привести их в нормальный вид. Вот почему я рекомендую взять себе за правило выработать стандартное обозначение файлов.
Описание: предлагаю три простых правила для именования новых материалов на вашем компьютере.
1. Укажите проект, с которым данный файл связан: например, работа, хобби или налоги.
2. Укажите, для чего нужен документ: например, ипотечная декларация, запись в блоге, глава из книги, план тренировки к марафону.
3. Укажите номер версии, если ваш текст предполагает несколько набросков: например, первый вариант, второй вариант, окончательный вариант.
Приведу пример. Вот, как называется файл, над которым я сейчас работаю: Блоки_привычек_часть_9_первый_вариант.
Как вы понимаете, папка, в которой я храню эти файлы, полна документов. Однако поиск занимает лишь несколько секунд. (А если я случайно сохраню файл в неправильную папку, я могу быстро найти его через функцию поиска.)
У вас нет необходимости пользоваться моей системой именования файлов. Можете создать свою. Главное, чтобы она была. Это облегчит поиск всех важных цифровых документов.
