Разное:
Документы по серьезным покупкам и ремонтам.
Гарантийные талоны.
Инструкции.
Документы об образовании.
Трудовые договоры.
А теперь запомните золотое правило документооборота (как минимум для правительства): не выбрасывать бумаги в течение семи лет. Даже если вы не последуете этому совету, положите прошлогодние бумаги в коробку, которая будет храниться еще несколько лет.
Наконец, установив эту систему папок, соблюдайте следующую последовательность действий всякий раз, когда разбираете бумаги.
1. Кладите счета (и другие бумаги, требующие дальнейшей работы с ними) в папку, которую вы проверяете раз в неделю. Раскладывайте все важные бумаги по соответствующим папкам.
2. Выделите в отдельную группу рекламу и купоны, интересующие вас. Кладите их в папку, которую будете просматривать раз или два в месяц.
3. Рвите остальную рекламу, предложения по кредитным картам и прочую почтовую макулатуру или собирайте ее в папку, которая напомнит вам о необходимости отказаться от рассылок (см. привычку № 17).
4. Читайте открытки и личные письма. Кладите их туда, где они не потеряются и откуда вам будет легко достать их для ответа.
Предотвратить возникновение бумажных завалов не-- сложно. Сложно другое: делать это изо дня в день и из недели в неделю. Но вышеупомянутые шаги помогут вам справиться с этой задачей.
№ 84. Сканируйте документы
Тип: «слоновья» привычка.
Оптимальное время: любое.
Регулярность: каждый день или каждую неделю.
Польза: в том, чтобы хранить бумаги в обычных папках, нет ничего дурного. Однако, если у вас будут только печатные экземпляры, вы рискуете потерять их навсегда в случае пожара или наводнения. А если вы имеете дело со множеством важных документов, имеет смысл сканировать их и хранить в цифровом формате на одном из «облачных» сервисов.
Описание: для начала советую воспользоваться высокоскоростным сканером. Это упростит процесс: можно сразу отсканировать большой объем бумаг, а не постранично (как с более дешевыми устройствами). Кроме того, файлы допускают поиск текста. А значит, по ключевым словам или тегам можно будет легко найти нужную информацию.
Оцифровав документы, закачайте их на один из «облач-ных» сервисов (вроде Dropbox, Box, Google Drive). В ка-кую бы точку земного шара вы ни отправились, у вас будет доступ ко всем важным файлам.
Далее. Если у вас огромное количество бумаг или вы создаете систему оцифрованного архива с нуля, это гигантский проект, который может занять немало времени. Поэтому лучше завести «слоновью» привычку заниматься сканированием по 5–10 минут в день. Задача, разбитая на множество мелких отрезков, уже не будет казаться скучной и монотонной.
