Не тратьте время на коммуникации
Не доделать работу так же плохо, как сделать ее неправильно: и то и другое приводит к дополнительной работе. В случае с коммуникациями неотвеченные звонки и электронные сообщения создают заторы, которые вносят беспорядок в ваши дела. На это не стоит отвлекаться. Существуют четыре метода работы с коммуникациями: сделать самому, делегировать, отложить и удалить. Перечислим их, начиная с самого эффективного.
• Удалить. Отправьте все в корзину. Не позволяйте себе пристраститься к бесполезному занятию, отвечая на самую вероломную форму спама – электронные сообщения от коллег, которые всегда всем отправляют копию. Корзина – лучший друг занятых менеджеров.
• Делегировать. Поручите коммуникации кому-нибудь другому. Убедитесь в том, что адресат знает, почему он получил то или иное сообщение и каких действий от него ждут.
• Сделать самому. С большинством электронных писем и звонков можно разобраться сразу («да, я пришлю вам отчет; нет, я не могу прийти на эту встречу»). Используйте правило трех минут: если можете сделать это за три минуты, сделайте и займитесь другими делами.
• Отложить. Если требуется дополнительная работа, нужно четко определить действия и сроки. Тогда эта задача войдет в список ваших приоритетов (эффективность времени обсудим позже). Откладывание дел – наименее привлекательный вариант, так как увеличивает рабочую нагрузку.
Некоторые сообщения, не призывающие к действиям, могут содержать полезную информацию. Сохраните ее и двигайтесь дальше.
Сделайте это сейчас: не откладывайте
Классический симптом оттягивания дел – вытесняющие действия. Вместо того чтобы сделать свою работу, люди занимаются посторонними делами – бороздят Интернет, пьют кофе, болтают или занимаются второстепенными задачами. Перечислим возможные причины проволочек.
• Неподходящее время суток: наш энергетический уровень возрастает и падает в течение дня. Когда энергетический уровень падает, занимайтесь простыми задачами, а к сложным переходите тогда, когда он возрастет и вас в это время не отвлекают другие люди и проблемы.
• Слишком сложная или неопределенная работа: сложные задачи легче откладывать. Разделите сложную задачу на небольшие части, которые легко осилить, чтобы у вас не болела голова от одной мысли об этой проблеме. Легче отслеживать ход работы и чувствовать мотивацию, занимаясь небольшими задачами, чем пытаясь решить одну масштабную проблему.
Это подобно восхождению на вершину: легче продвигаться небольшими шагами, чем большими скачками.
