Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному или физическому лицу. Если письмо адресовано учреждению, то его наименование в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица – в дательном. После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес. В заголовочной части служебного письма-ответа размещают следующие реквизиты: дату, индекс и ссылку на номер и дату документа-запроса.
В служебных письмах название вид документа (письмо) не указывается.
Основные понятия делопроизводства
Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.
Дело – совокупность документов (или отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности Общества.
Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти.
Документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот учреждения.
Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.
Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.
Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в учреждении, с указанием сроков их хранения.
Объем документооборота – количество документов, поступивших в Общество и созданных им за определенный период.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.
Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.
Реквизит документа
