Неконтролируемые отвлечения с разных сторон
Весь день в бухгалтерию «не зарастает народная тропа». То приходят, то звонят и отвлекают вопросами о суммах, датах, контрагентах. В результате бухгалтеры никак не могут сосредоточиться на обработке документов: вот уже и обед, а стопка не уменьшилась, да и еще новые подкинули.
На одном крупном комбинате (примерно 12 000 сотрудников) кабинет главного бухгалтера мало того, что размещался на первом этаже, так еще и не имел приемной. Любой человек, открыв дверь, видел главбуха и мог отвлечь его от работы. И вопросы задавались самые разные. Например: «Не подпишете ли мне расходный кассовый ордер?» Хотя у главного бухгалтера было пять заместителей, которые запросто могли это сделать. Но это еще цветочки. Как-то я сидел у нее в кабинете и стал свидетелем того, как заглянул какой-то человек и попросил объяснить, где находится буфет.
Особенно меня удивляет, когда телефон главного бухгалтера публикуют на сайтах. Такого не должно быть ни в коем случае, так как шквал посторонних звонков начинает нарастать с каждым днем. Надо сразу же менять номер телефона.
Нередки случаи, когда главный бухгалтер сидит в одной комнате со своими подчиненными. Мало того что его постоянно отвлекают не только чужие, но и свои сотрудники, так еще и теряется ореол таинственности, который обязательно должен сохраняться у любого руководителя.
Идеальный вариант для главного бухгалтера – собственный кабинет, отделенный от коридора приемной с секретарем. Если нет возможности держать секретаря, то кабинет должен располагаться внутри комнаты, где сидят остальные бухгалтеры.
Желательно также установить приемные часы (например, с 15:00 до 16:00), когда главного бухгалтера можно отвлекать вопросами. Безусловно, это правило не будет распространяться на генерального директора и прочее высшее руководство, но оставшимся сотрудникам – а их 99,95 %, придется к нему привыкнуть. А главбух будет знать, что в этот час лучше ничего серьезного не начинать: не углубляться в справочно-правовую систему, не вчитываться в важный договор, потому что к нему будут постоянно обращаться с различными вопросами.
Я рекомендую ввести приемные часы и у остальных бухгалтеров. Причем установить определенное время для ответов на вопросы и определенное – для приема первичных документов и т. д. Пока этого не сделано, все вопросы будут преподноситься как архисрочные и требующие немедленного разрешения. Оно и понятно – для соседних подразделений так проще. Но как показывает практика, после перехода на строгое соблюдение этого правила ничего особенного не происходит.
