Высокая совокупная сложность труда бухгалтерии
Когда главный бухгалтер дает задание подчиненному, он зачастую не уделяет внимания технологии, то есть тому, как именно этот бухгалтер будет его выполнять. Между тем при обработке больших объемов информации и документов очень важен уровень технологичности работы. Один и тот же результат может достигаться различными способами, при этом время выполнения одних и тех же заданий может существенно отличаться.
Представьте себе стопку первичных документов из 50 штук. Вы кладете ее перед бухгалтером и говорите: «Проверь и проведи». До конца рабочего дня осталось четыре часа, и вы уверены: за это время стопка будет обработана.
Что делает бухгалтер? Начинает работать. Берет первый документ, проверяет, правильно ли он оформлен. Убедившись, что все верно, проводит его. Затем берет второй – а он оформлен неправильно. Сотрудница звонит в соседний отдел. Ее направляют к контрагенту, она звонит ему, договаривается, чтобы переделали документ, откладывает его и смотрит на часы: прошло полчаса. А обработано всего два документа из 50. Экстраполировав такую скорость работы на оставшиеся 48 документов, бухгалтер понимает: если так и дальше пойдет, то на это уйдет еще целых 24 часа. У нее тут же портится настроение – дело срочное, придется задержаться допоздна, да еще весь следующий день работать, не вставая. У женщины опускаются руки, а это только сильнее начинает тормозить работу.
Есть и другой вариант развития событий. Бухгалтер берет первый документ, видит, что он правильно оформлен, и кладет в одну стопку. Берет второй документ, видит, что он неправильно оформлен, – откладывает в другую стопку. То есть сначала сортирует, потом вводит правильно оформленные документы в информационную систему, и только после этого разбирается с неправильными. Начав с сортировки, она выясняет, что из 50 документов неправильно оформленных всего два! Просто так получилось, что один из них оказался в стопке вторым. Настроение улучшилось, так как стало очевидно, что работы немного. Очень быстро, часа за два, были проведены все правильные документы. Еще за час она разобралась с неправильно оформленными и через три часа освободилась. А в 18:00 в хорошем настроении и с чувством выполненного долга ушла домой.
Неправильный подход к одной и той же работе может привести к плачевным результатам. И, к сожалению, сотрудники не всегда могут определить оптимальный путь. Главный бухгалтер должен им в этом помогать: сложные операции разбивать на более простые задачи и показывать, как можно сделать работу быстрее, технологичнее и, следовательно, эффективнее.
