Недостаток знаний и навыков
Зачастую в бухгалтерии не хватает людей, потому что имеющиеся в распоряжении главного бухгалтера сотрудники работают медленно. А это происходит не только из-за свойств их личности. Очень распространенная причина – незнание, что можно выполнять свою работу быстрее. Например, люди не в курсе возможностей программного обеспечения, которое имеют в своем распоряжении. Помните, я приводил пример с галочкой «Разобрать по копиям»? Сотрудник тратил много времени на сортировку экземпляров, вместо того чтобы настроить принтер на автоматическую сортировку. Иногда бухгалтеры просто не умеют грамотно организовать свой рабочий процесс.
Приведу еще пример. В структуру одного агропромышленного холдинга входит сеть сельских магазинов. Помимо прочего в них, как водится, продается ликеро-водочная продукция. И бухгалтер, ответственный за учет в этих магазинах, должен был еженедельно вручную проводить инвентаризацию спиртных напитков. Выглядело это так: женщина приезжала в магазин, проверяла по очереди все полки и записывала данные в тетрадь. Затем возвращалась на рабочее место и на основании своих тетрадных записей заполняла отчет в программе MS Excel. Отчет нужно было составлять в разрезе видов спиртного (вино – столько-то бутылок, водка – столько-то, пиво – столько-то и т. д.), а записи в тетради она делала одним списком, все вперемешку. И поэтому на формирование отчета у нее уходила масса времени, ей приходилось постоянно оставаться на работе по вечерам. Так бы все и продолжалось, если бы главный бухгалтер не обратила внимания на эти постоянные задержки и не попросила объяснить их причину.
Когда главбух во всем разобралась, она нарисовала в тетради разработочную таблицу, где каждый тип спиртных напитков был выделен в отдельный столбец, и научила бухгалтера ее заполнять. После таких нехитрых усовершенствований обработка результатов инвентаризации стала занимать в несколько раз меньше времени.
И таких примеров – множество. О некоторых из них, например о слабом знании возможностей Excel, я уже рассказывал в главе, посвященной инвентаризации рабочего времени. Да что говорить об Excel, если бухгалтеры нередко даже своей основной бухгалтерской программой умеют пользоваться лишь отчасти. А когда требуется отступить от привычных действий, они начинают испытывать трудности и тратят много времени, действуя методом проб и ошибок.
