Следующий важный момент: если сотруднику тяжело сразу вести учет в формате «что и сколько сделано», можно начать с первого уровня детализации, то есть указывать хотя бы процесс – «что делал». И постепенно под контролем главного бухгалтера переходить к более и более качественному уровню описания своей работы.
Файлы с УРВ нужно поместить на файл-сервер, то есть общий компьютер в сети, чтобы в любой момент вам как руководителю можно было открыть файл с УРВ любого из сотрудников. Иначе может получиться так: вы захотите вечером, после окончания рабочего дня, заняться анализом УРВ, а файл хранится на компьютере бухгалтера, который уже выключен, потому что человек ушел домой.
Кроме того, если сотрудники будут знать, что вы в любой момент можете их проконтролировать, они станут собраннее и начнут вести УРВ как положено, в течение всего дня.
И, наконец, главное. Инвентаризация рабочего времени, проведенная в первый раз за много лет, даст наиболее ощутимый эффект, однако время нужно продолжать инвентаризировать постоянно, так как постепенно оно снова начинает обрастать ненужным хламом.
Оптимальный период – раз в год, идеальный – раз в полгода.
Как добиться качественного ведения УРВ
Можно директивно заставить сотрудников вести УРВ. Но если мы не хотим, чтобы эта работа превратилась в формальные отписки, следует действовать убеждением.
Как мотивировать – мы уже говорили. Вы обещаете либо увеличение зарплаты, либо снижение текущей нагрузки. Главное, чтобы бухгалтер понял все правильно – сам факт ведения УРВ автоматически не гарантирует увеличения зарплаты. Вот если УРВ выявит, что сотрудник перерос свой уровень дохода, тогда есть предмет для разговора.
Хорошие сотрудники, которые действительно перегружены работой, воспримут эту аргументацию с удовольствием (особенно если главный бухгалтер на собственном примере покажет, как ему помог УРВ) и будут вести учет своевременно и максимально точно. Тем более что делать это в течение всего одного дня не так уж и сложно.
Но есть работники, которые всеми правдами и неправдами пытаются избавиться от необходимости вести свой УРВ. Вот не хотят писать – и всё тут. Причина проста: человек знает, что работает неэффективно, но его все устраивает. Он привык не перегружаться, но при этом хорошо научился пиарить себя, изображая бурную деятельность. Любимая фраза таких сотрудников: «Скажите спасибо, что я за такие деньги вообще на работу прихожу!» Он чувствует, что УРВ вскроет реальную картину, поэтому начинает придумывать разные отговорки.
