Нередки ситуации, когда докладчики, выступая почти без подготовки, тратят первые минуты на произнесение слов, не несущих никакой смысловой нагрузки, а когда они доходят до главного, интерес слушателей угасает, да и время выступления подходит к концу. Поэтому задача председательствующего – не только следить за соблюдением регламента, но и помочь выступающим более эффективно использовать предоставленное им время.
Регламент выступлений. Одна из задач председательствующего – не позволять нарушать регламент выступлений. В целях противодействия злоупотреблению вниманием слушателей издавна применялись специальные приемы. Например, в Древней Греции ораторов учили произносить речи стоя на одной ноге, и им приходилось быть лаконичными.
В помощь докладчику удобно поставить песочные часы, рассчитанные на три, пять или десять минут – в зависимости от принятого регламента выступлений.
Курение на совещаниях. Перекуры в ходе совещаний затягивают их проведение. Например, когда в Польше ввели запрет на курение во время собраний, их продолжительность сократилась на 40 %. Стоит задуматься, не правда ли?
Обязательны ли доклады на совещаниях? Доклад по обсуждаемому вопросу нужен далеко не всегда. Во многих случаях достаточно заблаговременно раздать участникам распечатанные материалы, содержащие необходимую информацию и проекты решений. Такой порядок выгодно отличается от зачитывания скучных докладов, многие из которых подобны хорошему снотворному.
Протоколы. Не тратьте время на оформление, размножение и рассылку протоколов совещаний. О принятых решениях и сроках их исполнения можно известить всех заинтересованных по электронной почте.
Анкетирование участников совещания. Если вы хотите узнать мнение участников совещания об эффективности данного мероприятия, попросите их заполнить анкету, содержащую следующие вопросы:
• Было ли совещание необходимо?
• Имело ли оно четкие цели?
• Были ли эти цели достигнуты?
• Насколько эффективно использовано время?
• Правильно ли были выбраны время и место проведения совещания?
• Насколько вопросы повестки дня были актуальны?
• Давала ли повестка достаточно четкое представление о тематике совещания?
• Достаточно ли было отведено времени на обсуждение вопросов? Было ли его слишком много?
• Соблюдался ли намеченный порядок ведения совещания?
• Присутствовали ли все нужные люди?
• Не было ли лишних приглашенных?
• Было ли заранее распространено достаточное количество справочных материалов?
