Три этапа делегирования
Процесс делегирования можно разбить на три этапа:
1. Постановка задачи.
2. Обеспечение доступности для обращений за помощью и консультациями.
3. Оценка конечного результата.
1. Постановка задачи.
Людям особенно нравится помогать другим, когда они чувствуют, что своими усилиями вносят ценный вклад в общее дело. Делегируя какую-либо функцию, объясняйте исполнителю, какой важный вклад его работа вносит в коллективный успех.
Расскажите помощникам, в чем состоит их задача, точно ее сформулируйте, но не давайте детальных инструкций и предписаний относительно того, каким образом они обязаны ее выполнять. Доведите до сведения сотрудников лишь общие правила и пожелания. Вам может быть трудно отказаться от мысли сделать все по-своему. Но гордость, которую ваш помощник будет испытывать за собственную работу, и время, которое вы сэкономите для себя, того стоят.
Поощряйте творческий подход и самостоятельное мышление в каждом из членов команды. Если вы не оставляете людям достаточно пространства, от этого страдают все. Вашим сотрудникам кажется, что с ними обращаются как с прислугой, а вы лишаетесь проявлений инициативы и притока новых идей.
Если вы поручаете задачу человеку не столь опытному, как вы, его свежий взгляд и непривычный подход могут решить гораздо больше проблем, чем вы думаете.
Приведу пример из своей практики.
Менеджер нанял студента-практиканта для ввода в свою программу управления деловыми контактами информации, поступившей на веб-сайт. Это кропотливая, нудная работа, и студент нашел утилиту под названием Web Grabber, которая ускорила процесс более чем в 10 раз. В результате вновь подтвердилась мысль: если вы делегируете что-либо человеку, равному себе по квалификации, или специалисту-эксперту, их подход может кое-чему научить вас самих.
Убедитесь, что вы точно оцениваете время, необходимое для выполнения задачи. На какой период вы занимаете сотрудников этой работой? Как эти задачи вписываются в их текущий график? Установите для них дедлайн и оставьте достаточный резерв – если сделанная работа будет нуждаться в исправлениях или улучшениях, у вас будет время на это, прежде чем наступит действительно крайний срок.
2. Обеспечение доступности для обращений за помощью и консультациями.
Имейте в виду, что люди, работающие над реализацией ваших поручений, будут нуждаться в руководстве. Вы можете либо специально запланировать время, когда они будут отчитываться вам, или отвечать на их вопросы по мере необходимости. Этот порядок должен быть установлен при выдаче задания.
