Что и кому делегировать
Что делегировать?
• на работе: рутинные, повторяющиеся задачи, не требующие творчества (отправление и просмотр корреспонденции, приобретение билетов, учет расходов; дома: выполнение различных домашних обязанностей – уборка квартиры, мытье посуды и т. п.). Усилия, затраченные на обучение помощников, освободят вас от этих задач на продолжительное время;
• разовые или редко повторяющиеся задания (покупка нового компьютера, подготовка рекламного проспекта и т. д.);
• задачи, с которыми кто-то может справиться лучше вас;
• дела, которые вам не по душе;
• задачи, отрывающие вас от более важных дел;
• малозначимые дела, которые достаточно выполнить на среднем уровне.
При этом по многим делам вполне допустимо снизить требования к качеству исполнения. Например, нужно ли составлять совершенный по форме и содержанию документ, если он предназначен для внутреннего пользования и не имеет стратегической важности, а является необходимой формальностью?
Если передать некую работу полностью нет возможности, то делегируйте ту ее часть, которая вам менее всего знакома, – не стоит тратить время на овладение тем, что вам может больше никогда не пригодиться.
Кому делегировать?
Делегирование строится на основе естественной взаимозависимости как между руководителями и подчиненными, так и между коллегами.
Ваша задача заключается в том, чтобы поручить каждому сотруднику такую работу, выполняя которую он смог бы внести наибольший вклад в общее дело. Учитывайте способности и навыки всех сотрудников, а также их загруженность. Рассматривая конкретную задачу, спросите себя:
• Кто мог бы хорошо с этим справиться?
• Кому понравилась бы эта работа или хотя бы отдельные ее части?
• Кто хотел бы научиться этому?
• У кого есть для этого время?
Типичная ошибка многих менеджеров заключается в том, что они часто ограничивают себя, делегируя свои полномочия только своим подчиненным, тогда как в некоторых случаях привлечение к выполнению задачи людей со стороны или оплата услуг соответствующих служб оказывается более эффективным и рентабельным делом. Привлекайте сторонних специалистов в следующих случаях:
• Задача требует специальных навыков и квалификации. Например, если в вашем офисе необходимо провести наладку или ремонт компьютеров, не загружайте этим ваших и без того занятых сотрудников. К тому же они могут не обладать необходимой квалификацией. Это займет у них значительно больше времени и не даст хороших результатов. Пригласите специалиста.
