Если создавать документ Excel вам не хочется, просто пригласите коллег к себе в кабинет и покажите им, где и что у вас хранится. Причем сделать это нужно задолго до ухода в декретный отпуск. Лучше позаботиться обо всем заранее, чем во время родов кричать в трубку, что срок сдачи этого проекта еще не подошел.
Принято считать, что женщина рожает на 40-й неделе беременности, но нормой являются роды на сроках от 37-й до 42-й недели. Это значит, что есть целый месяц, в течение которого ребенок может появиться на свет – а такое событие способно сорвать даже самые тщательно продуманные планы! Отсюда делаем вывод: нужно заранее подготовить себе пути к отступлению. Ведь вы же не хотите, чтобы вам в родовую палату названивали коллеги, которые никак не могут отыскать какие-то важные бумаги?
Ну и наконец, подумайте о том, чтобы клиенты как можно раньше узнали не только о вашей беременности, но и о том, кто именно будет замещать вас на время отсутствия. Вам необходимо убедить клиентов, что у вас все организовано и продумано и что перемены в вашей личной жизни никак не отразятся на их проектах. И они действительно не отразятся – если сейчас вы потратите немного времени на то, чтобы все как следует организовать. Конечно, часть документов может подождать до вашего возвращения. Тем более что сейчас вы приобретаете бесценный опыт и впредь сможете в любой момент быстро избавиться от ненужных бумаг и разложить по отдельным файлам то, что требуется сохранить. Если у части бумаг нет своего места, создайте для них отдельную папку – в вашей новой системе найдется место для каждого важного документа. Продолжая и в будущем придерживаться привычки раскладывать все по местам, вы избавите себя от необходимости расчищать свое жизненное или рабочее пространство от хлама. По-моему, это отличный стимул начать выбрасывать ненужное прямо сейчас!
Все приведенные выше инструкции применимы и к домашнему рабочему пространству. Сейчас – самое подходящее время навести в нем порядок и систематизировать все ваши проекты и начатые дела. Если у вас есть партнер по бизнесу, вы очень облегчите ему жизнь, создав систему документов. Точно так же как в организованном доме не возникает вопросов вроде «Где мои туфли?», в организованном офисе помощник легко обходится без начальника и обращается к нему с вопросами только в самых исключительных случаях. Если вы работаете одна, не забудьте сообщить о своих планах всем клиентам и откорректируйте вместе с ними сроки сдачи всех заказов или завершения проектов. Я уверена, что открытость общения идет на пользу любым деловым отношениям – и у вас сейчас есть возможность лично в этом убедиться.
