3. Если спикер обеспечивает себе трансфер и проживание сам, то все равно вы должны знать время и способ его прибытия в город и на площадку и убедиться в том, что билеты куплены (запрашивайте копии или подтверждение в любом формате). Если вы работаете с конкретным докладчиком в первый раз, лучше перестраховаться. Просто для вашего спокойствия.
4. У вас обязательно должен быть контактный телефон спикера, его почта и ссылки на аккаунты в соцсетях.
5. После достижения договоренностей о выступлении обязательно размещайте информацию о новом докладчике на сайте мероприятия, в социальных сетях. Запрашиваете полные сведения, актуальную должность и фотографию. Не надо брать старые фотографии из общего доступа: с тех пор спикер мог похудеть на 20 кг; кроме того, ему будет приятно, если вы разместите его новую фотографию, где он сам себе нравится. Также уместно просить спикера поделиться новостью о выступлении у вас на его ресурсах и в социальных сетях. Тут win-win: вам – реклама его участия в вашем мероприятии, направленная на аудиторию спикера, ему – слушатели из числа друзей/учеников/почитателей.
6. Если у вас предусмотрен шаблон презентации, то его нужно прислать спикеру сразу после того, как вы договоритесь о выступлении. Формат – ppt(x), выслать вам обратно готовую презентацию просите в ppt(x) и в pdf (это самые распространенные и актуальные форматы). Оформление презентации в вашем шаблоне может являться настоятельной просьбой с вашей стороны, но никак не требованием. Некоторые спикеры принципиально делают презентации только в своем фирменном шаблоне. Попросите их в таком случае поставить ваши слайды в начале и в конце, где должны быть название доклада и раздел «Благодарю за внимание». Также важно обозначить deadline сдачи презентации и напомнить о нем за несколько дней до его наступления, чтобы в последний момент не бегать по площадке с выпученными глазами и с флешкой в руках. И еще одно: всегда найдется спикер, который за полчаса до своего выступления будет доделывать презентацию. Смиритесь.
7. В дополнение к предыдущему пункту: всегда стоит попросить спикера прислать презентацию заранее, чтобы было время отредактировать, дополнить, при необходимости помочь ему что-то переписать, расставить акценты, добавить примеры. Качественно проработанная презентация и, как следствие, выступление в итоге будут на пользу и вам и вашему ивенту.
8. На «Суровом Питерском SMM. Эпизод II» была ситуация, когда мы поняли, что одна из презентаций не отвечает нашему стандарту и уровню докладов. Слишком общая, без конкретики, куцая. Дошло до того, что мы написали спикеру, что с таким докладом, к сожалению, выступить не получится, и мы удаляем его из сетки. На что получили просьбу о помощи с доработкой презентации. Помогли, расставили акценты, добавили актуальные цифры и примеры. Презентация заиграла, спикер чудесно выступил в переполненном зале и получил отличный фидбек. Мы как организаторы, понятное дело, тоже получили свой кусочек благодарностей. Из таких скрупулезно проработанных мелочей и складывается качественный ивент.
