И еще, что немаловажно: если у вашего спикера натянутые отношения с организаторами каких-то мероприятий, то вам обязательно нужно знать об этом, чтобы потом не было неприятных и неловких накладок.
При подготовке конференции «Hello, blogger» мы получили письмо следующего содержания:
«Добрый день. Меня зовут XYZ.
В компании XXX отвечаю за YYY.
Ребята скинули ссылку на конференцию, я удивился, что Вы не позвали меня на мою тему.
Направляю Вам райдер, если Вы просто забыли пригласить;)
С глубочайшим уважением, Ваш XYZ».
В приложении был райдер со вполне себе вип-запросами. Пожалуйста, не надо так никому писать. Никакого глубочайшего уважения – да вообще ничего, кроме пустого пафоса и снобизма, такое послание не несет. Ну еще дает повод посмеяться организаторам, это всегда полезно. Уважайте рынок, уважайте коллег.
Как работать с артистами, если у вас развлекательное мероприятие, например концерт? В целом все то же самое, но есть небольшая специфика.
Ради получения новых клиентов (слушателей) артисты выступают крайне редко. Только если это крупный фестиваль, где есть их аудитория, или музыканты в принципе никому не известны (но тогда на них никто не придет). Поэтому здесь вам придется платить гонорар или отдавать процент с билетов. Популярные артисты, на которых придет публика, всегда работают за фиксированную сумму, группы, набирающие популярность, могут согласиться на процент с билетов. Чаще всего это 70 или 80 %.
Итак, вы договорились о том, что докладчик выступит на вашем событии. Как правило, достаточно устных соглашений или писем/сообщений в соцсетях. Некоторые мероприятия подкрепляют их документами, письменными соглашениями, договорами, оплатой трансфера и проживания по безналу. Здесь уже все зависит от того, как вы построили эту систему в своей компании и как вам это удобно. Вот что обязательно нужно прописать и проговорить, чтобы не было накладок и недопонимания:
1. Вы должны четко озвучивать и прописать дату и время выступления, тайминг, требования, формат (вопрос-ответ, круглый стол, доклад и ответы на вопросы, воркшоп, мастер-класс). Получить подтверждение.
2. Если вы организуете спикеру трансфер, проживание, сопровождение, то своевременно покупайте и присылайте билеты (предварительно согласовав удобное время и вид транспорта), брони гостиниц. Подробно описывайте, каким образом спикер может заказать такси (или дайте контакт человека, который будет его сопровождать), в какое время ему нужно быть на площадке, напишите телефон контактного лица, модератора его зала/секции, контактного лица со стороны организаторов.
