Ментальные карты для бизнеса | страница 19
Рис. 20. Ментальная карта при описании должностных инструкций – обязанности, включенные в функцию (уровень 2)
4. Составление инструкции на каждую функциональную обязанность. Она представляет собой пошаговый план действий, приводящий к требуемому результату. Например, чтобы организовать процесс закупки материалов, необходимо, во-первых, спрогнозировать объем продаж на месяц, во-вторых, зарезервировать нужное количество требующегося товара, чтобы точно знать, что бизнес оснащен ресурсами для дальнейшего функционирования в краткосрочном периоде. Элементарные шаги по каждой обязанности образуют следующий уровень ментальных карт.
Рис. 21. Ментальная карта при описании должностных инструкций – пошаговые действия (уровень 3)
* При составлении ментальных карт по должностным инструкциям не по всем должностям вторым уровнем будут конкретные обязанности по ним. Так, в приводимом мной примере есть функция «оформление заказов». Она достаточно очевидна и не содержит в себе ряд подфункций. Поэтому в данном случае вторым уровнем будет пошаговая инструкция.
Таким простым образом, всего в четыре этапа действий вы пропишите инструкции на необходимые должности. Если вы делаете это в Mind Manager, то он оснащен функцией экспорта карт в различные форматы программного обеспечения. Поэтому, сформировав должностные инструкции в Mind Manager, экспортируйте их в MS Word. В данном формате информация будет отражаться не в виде карты, а в форме маркированного списка.
Пример:
Должностные обязанности менеджера отдела оптовых продаж
1. Продажа оптовому клиенту
1.1. Обработка входящих звонков и заказов по системам электронного заказа и электронной почте
1.1.1. Рассылка прайс-листов по запросам клиентов Формирование текущего прайс-листа
1. Ежедневно формировать текущий прайс-лист и лист новинок.
2. Ежедневно в течение дня проверять электронную почту (периодичность – через час). При наличии запроса выслать прайс-лист.
1.1.2. Разговор с клиентом по телефону, консультирование по новинкам, согласование способов оплаты
Ответы на входящие звонки
1. Ответ на входящий звонок по установленному в компании «Стандарту ответов на входящие звонки».
2. Выяснение потребностей клиента.
3. Консультирование по товарам-новинкам.
4. Детальное согласование с клиентом (при принятии заказа) ассортимента, суммы заказа, времени доставки, порядка оплаты, способа отгрузки. При отправке заказа водителем-экспедитором согласование с клиентом обязательного наличия ответственных лиц клиента, уполномоченных принимать товар, совершать расчеты и подписывать нужные документы.
