Считаю, что для содержательной части письма достаточно двух-трех предложений. Обращаю внимание, что сейчас я говорю о той части послания, которая появляется в основном окне электронной почты. Что касается строки с темой письма и заключительной подписи, то это особая статья.
Насколько подробным должно быть наше письмо? В сообщении следует упомянуть важные детали, но их не должно быть много. Например, мы успешно сотрудничали с какой-то компанией из отрасли, где работает наш адресат. Такая деталь относится к разряду существенных, и по возможности ее лучше включить в текст послания. Однако мы не хотим уделять этой подробности больше одного предложения. Пусть сообщение вызовет интерес и заставит ответить – и ни капли сверх того.
В каком стиле оно должно быть написано? Для многих из нас электронные сообщения заменили устное общение. Это означает, что в ходе рабочего дня, под влиянием переписки внутри компании, у нас может возникнуть соблазн перейти на фамильярный тон – тот, которым пользуемся при встрече с коллегами возле кулера. Но на самом деле в этот момент мы можем обращаться к совершенно незнакомому человеку или к тому, с кем только что впервые в жизни поговорили по телефону. В таких случаях следует придерживаться более строгих правил этикета.
Нам неизвестно, каковы стандарты и ожидания нового для нас адресата. Кто знает – может, этот человек ярый борец за грамотность и простая опечатка заставит его немедленно удалить наше послание. (Это еще одна причина писать как можно более короткие письма – чтобы было меньше шансов ошибиться.)
Правило № 53
Разбивайте текст на абзацы
Хочу предложить вам базовый формат для составления толкового, лаконичного электронного сообщения. Это удобный формат – но далеко не единственный. А вообще главное в сообщении – чтобы оно приближало вас к Следующему шагу.
Обратите внимание, что в строке «Тема сообщения» озвучена дата события, которое будет намеченным Следующим шагом в развитии отношений, а первая же фраза основного текста упоминает конкурента адресата или просто известную ему компанию.
Тема: Встреча 19 апреля
MAXWIDGET
Наша компания давно и успешно сотрудничает с предприятиями Вашей отрасли, в том числе с MaxWidget. Мой босс посоветовал мне встретиться с Вами и обсудить ваши планы по переоснащению системы оборудования в следующем году.
Я мог бы приехать к Вам в офис 19 апреля к 14:00 – будет ли удобно это время?
Искренне Ваш,
Майк Конуэй
www.retooler.org
