Ваше время в ваших руках | страница 69

(15) Небольшие однородные задачи выполнять сериями

Вследствие производимых в разовом порядке кратких телефонных звонков, сообщений, спонтанного проведения «летучек» и чтения корреспонденции теряется масса времени. Расправляйтесь с рутинной работой и так называемыми мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки.

Данный метод имеет то решающее преимущество, что вы лишь один раз производите соответствующую подготовку и затем в течение определенного времени занимаетесь однородной деятельностью.

Благодаря концентрированности и непрерывности процесса вы экономите время. 6 блоков по 10 минут на диктовку писем, на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут:

1 x 60 минут < 6 x 10 минут

Собирайте также в один блок весь тот материал для чтения, который вам надо только просмотреть. Рабочий блок не должен быть слишком длительным (от 30 до 60 минут), поскольку иначе ваш телефон будет Долго занят, что может вызвать некоторое беспокойство.

Оцените, какие возможности для рационализации работы предоставляет принцип «серийного производства». Даже если выигрываются отдельные минуты, за день они складываются в половину часа или даже в целый час!

(16) Рационально завершать начатое

Отвлечение от основной задачи «стоит» немал времени, поскольку по возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже проделанное однажды. Вследствие нарушения систематичности в работе существенно ограничиваются ваши способности к творчеству и решению проблем.

Избегайте поэтому «скачков в работе» и всегда старайтесь начатое доводить до конца (или прерывать в целесообразном месте). Предусматривайте для своей работы достаточно времени, в паузах или в последние минуты перед тем, как встать из-за стола, намечайте задачу, которую вы можете успеть завершить в оставшееся время.

Если прервать работу необходимо, кратко запишите идеи, которые вы не успели проработать до конца, предложения по решению и все прочее, что поможет вам как можно быстрее возобновить незаконченное дело. Помните о том, что нет лучшей возможности выполнить задачу категории А, чем «засесть» за нее самому и работать до полного ее разрешения.

(17) Использовать временные промежутки

Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени, уходящие на ожидания и на «холостые ходы». Используйте также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.