И уж точно, никто не будет наводить справки и искать, кто же на самом деле занимается обустройством студентов на практику в данном университете. Если письмо пришло официально и не анонимно, его возьмут в документооборот.
Кстати, не стоит забывать поблагодарить маленьким подарком того, кто содействует с подготовкой письма (получение бланка, подписи, печати). Эти люди помогают, а не вставляют палки в колеса. К тому же они могут быть полезны при составлении других подобных писем в другие компании, поэтому не стоит пренебрегать их терпением и добротой.
c) Помимо этого желательно, чтобы в левом нижнем углу письма были ФИО и телефон исполнителя, с которым можно связаться в случае возникновения вопросов. Исполнителем может в письме быть сам студент, указав номер своего телефона, или секретарь декана, лаборант кафедры, научный руководитель, стоит только заранее предупредить их о возможном звонке из компании.
Немного о документообороте в крупных компаниях. Все письма, направленные в организацию, приходят в отдел корреспонденции. Их регистрируют и разносят адресатам, т. е. в приемные главных руководителей. Главные руководители выносят свою резолюцию и поручают уже исполнение или детальное решение вопроса по письму своим подчиненным. Таким образом, письмо доходит до непосредственного специалиста-исполнителя. Именно ему и может понадобиться дополнительная информация относительно прохождения студентом практики. И дабы избавить его от необходимости тратить время на поиски телефонов через справочную вуза, лучше указать номер заранее.
Также в рамках осуществления официальной переписки письмам присваивается исходящий номер в организации-отправителе при отправке и входящий номер в организации-получателе при получении. Это необходимо для регистрации писем и дальнейшей простоты поиска.
d) Письмо является действительным инструментом взаимодействия с «компанией мечты». Чтобы придать ему формальности, необходима регистрация письма в вузе. Будет ли это сделано в общем отделе вуза, канцелярии института, приемной проректора или деканате – для организации-получателя значения не имеет. Присвоенный номер и дата письма пригодятся для того, чтобы после отправки позвонить в организацию и уточнить, какой присвоен внутренний входящий номер и кому из исполнителей с какой резолюцией оно расписано.
Бывают патовые ситуации, когда общий отдел вуза отказывался регистрировать письмо, направляемое, к примеру, в Администрацию Президента РФ. Объясняется это банальным нежеланием быть косвенно задействованными в «авантюрных инициативах студента». Конечно, практика в Пресс-службе Президента РФ будет пройдена успешно, будет получена положительная характеристика на студента, сохранены дальнейшие добрые отношения с руководителем практики. Но ситуация отказа, непонимания и нежелания помочь в родных стенах университета наталкивает на альтернативное решение вопроса с регистрацией письма: оно может быть отправлено без номера, т. е. с надписью «б/н», с указанием даты отправки. Зная дату отправки, ФИО подписанта и ФИО получателя, также возможно уточнить в общем отделе организации судьбу письма.
