Вот несколько советов по разгрузке офиса от бумаг.
• Используйте метки и тэги. Одно из главных преимуществ цифрового офиса в том, что для каждого документа вы можете использовать метки и тэги, которые позволяют легко найти его. Не забывайте помечать каждый отсканированный бумажный документ значком, точно определяющим характер и тему документа.
• Разработайте простую схему хранения файлов. Как и электронная почта, документы должны быть организованы системно, но не сложно. Постарайтесь, чтобы каждый файл находился в предсказуемом месте, чтобы вы могли его легко найти.
• Дублируйте и сохраняйте ценные файлы на разных носителях. Вы наверняка не хотите, чтобы в результате технического сбоя была утрачена важная информационная база. Создайте систему дублирования и хранения информации и постоянно ею пользуйтесь.
• Сохраняйте бумажные копии важных документов. Такие важные документы, как контракты, следует копировать на бумажные носители и хранить хотя бы несколько недель, пока с ними идет активная работа. Если вам нужно открывать контракт каждый час, то его цифровая копия не очень удобна. В процессе работы вы можете столкнуться с необходимостью сохранения небольшого количества документов в бумажном виде. Зато вы наверняка серьезно продвинетесь вперед с переводом в цифровой формат многих других материалов, которые загромождают ваше рабочее место.
Средний житель США использует для работы около 12 тыс. листов бумаги в год.
Статистический справочник ЮНЕСКО
Вы можете не замечать, что чего-то не знаете, но вас может серьезно задевать то, что вы чего-то не помните.
Джеральд Вайнберг[27]
Cовет № 25
Пользуйтесь горячими клавишами
Для продуктивного человека компьютерная мышь – то же, что волосы на теле олимпийского чемпиона по плаванию. Это ценные секунды, которые можно сэкономить. Открытие меню и выбор команд мышью вроде бы не отнимает много времени, но потерянные на это секунды складываются в часы.
Чтобы ускорить взаимодействие с компьютером, научитесь пользоваться сокращенными клавиатурными командами. Практически все программы их поддерживают. Хрестоматийные примеры: Ctrl+S – сохранить и Ctrl+Z – отменить.
Вот несколько советов на этот счет.
• Составьте список наиболее частых команд. Подумайте, какие программы и функции вы чаще всего используете. Определив 10–20 из них, найдите в интернете или руководстве по эксплуатации соответствующие им клавиатурные команды. Можно пригласить консультанта, который за пару часов научит вас пользоваться ими.
