Эти советы помогут вам избежать серьезных проблем, если вы уроните ноутбук или полетит жесткий диск на компьютере.
• Дублируйте важнейшую информацию. Постарайтесь хранить важную информацию на стационарных носителях. Иначе не исключено, что накопленные за несколько месяцев сведения о вашей клиентской базе могут исчезнуть в мгновение ока из-за технической неполадки.
• Регулярно обновляйте файлы с информацией. Есть несколько программ, которые позволяют регулярно пересохранять и обновлять рабочую информацию. Можно делать это ежедневно, раз в неделю или раз в месяц. Вашего участия не требуется, все происходит автоматически. Есть даже сайты, предоставляющие такие услуги.
• Храните информацию в отдельном месте. Если вы дублируете данные на жестком диске, то лучше хранить его вне офиса или дома. Так вы избежите утраты информации в случае пожара, затопления, кражи или другого несчастного случая. Для помощи в защите своей информации вы можете обратиться в специализированные компании.
Процесс сохранения информации может занять несколько минут, но сэкономит много времени и нервов, если что-то произойдет с жестким диском. Если в вашей компании есть человек, отвечающий за проблемы безопасности информации, стоит обратиться к нему за советом по поводу того, что можно предпринять для более надежного ее хранения.
В 2003–2004 гг. частота поломок ноутбуков выросла с 20 до 28 процентов.
Gartner[25]
Готовьтесь к неизвестному, изучая, как другие в прошлом справлялись с непредвиденным и непредсказуемым.
Джордж Паттон[26]
Совет № 24
Освобождайтесь от бумаг
Бумажные досье ужасно неэффективны. Они тяжелы, дороги, их трудно хранить. Гораздо лучше рабочее место и офис без бумаг. Лично я пока не перестроился, но у меня есть друзья и партнеры, которые уже добились этого. И я двигаюсь в этом направлении. Отличная экономия пространства и времени!
За сумму, меньшую, чем вы потратите на ужин в ресторане с семьей, вы приобретете сканер, который может переводить в цифровой вид огромное количество бумажной информации. А главное – ваша информация может храниться на жестком диске компьютера или на серверах облачных хранилищ, а не в шкафах или стопках на столе. Есть много способов и методик, с помощью которых вы можете освободиться от бумаг в офисе. Одно из лучших – приложение Evernote и связанные с ним продукты (evernote.com). С их помощью можно легко и удобно фиксировать и сохранять ваши идеи и мысли. Гораздо удобнее, чем на бумаге.
