Есть хитрость, позволяющая сэкономить время. Если вы обнаружите задачу, к решению которой можно вернуться значительно позже, то разместите материалы о ней в том месяце и дне, когда планируете заняться ею. Вам не нужно думать и помнить о ней: она автоматически «выпрыгнет» сама в назначенное время. Другая положительная сторона системы – возможность просмотреть планы на несколько последующих дней и подправить график, если ситуация вносит срочные коррективы.
Чтобы содержать рабочее место в порядке, вам могут понадобиться еще несколько ящиков с таким «висячими» папками. У меня, например, есть папки с месячными счетами, материалами для чтения и материалами, которые я хочу разместить в своих досье. «Материалы для досье» – различные материалы из других поисковых систем, которые я накапливаю к концу месяца. В папке «Материалы для чтения» содержатся журналы, статьи и публикации, которые я очень легко нахожу и беру с собой в поездки, предполагая, что мне придется просидеть некоторое время в аэропорту во время пересадки.
Неряшливый рабочий стол или кабинет – признак не занятого профессионала, а неорганизованного человека. Поймите сами и покажите окружающим, что вы хотите порядка на своем рабочем месте, чтобы сосредоточиваться на решении проблем и повышать производительность.
Копание на неряшливо организованном рабочем месте отнимает минимум полтора часа рабочего времени в день.
AOL[20]
Станьте организованным, или вас ждет полный крах.
Дональд Трамп
Совет № 19
Не стесняйтесь использовать в переписке готовые образцы
Вы наверняка слышали старую пословицу: «Не надо изобретать велосипед». Я люблю ее, отчасти потому, что она легко запоминается, а отчасти потому, что она гораздо короче, чем фраза: «Создавайте шаблоны и образцы для решения повторяющихся задач». Вы согласны?
Оба смысла этой пословицы отражают одну идею. Электронные письма, доклады, отчеты и другие материалы, которые создаются всякий раз заново из обрывков информации, зачастую требуют значительных затрат времени. Гораздо лучше иметь файлы с образцами будущих сообщений, которые вы будете использовать по мере необходимости, слегка видоизменяя. Это сэкономит ваше время и поможет готовить более полные материалы.
Предположим, вы знаете вопрос о новом товаре, который вам обязательно задаст почти каждый клиент. Вместо того чтобы каждый раз отвечать на него по телефону или электронной почте, почему бы не подготовить подробный ответ и сохранить его в своих документах, чтобы послать клиенту в любой момент? Вставив в готовое письмо новое имя и, возможно, пару конкретных деталей, вы в течение нескольких секунд можете отправить интересующемуся покупателю вполне аргументированное сообщение, учитывающее его индивидуальные запросы.
