Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию | страница 20
. Независимо от того, чем вы занимаетесь, вы блуждаете мыслями от одного предмета или вопроса к другому, лихорадочно соображая: «Что мне делать с этим?» или «Когда я наконец доберусь до этого?» Чистый и организованный рабочий стол воодушевляет на продуктивную работу, позволяя вовремя и качественно закончить именно то дело, на котором вы сосредоточены.
Вот несколько советов по поводу того, как содержать рабочее место в таком порядке, который не отвлекает от основного дела.
• По возможности прикасайтесь к входящим материалам только один раз. Постарайтесь именно в этот момент решить, что делать с ними: отправить в архив, поработать с ними или вообще уничтожить.
• Постарайтесь привести в порядок рабочий кабинет. Содержать рабочее место в порядке легче, если вокруг него в помещении царят организованность и упорядоченность и ничто не отвлекает вас от дела.
• Создайте перспективное досье. В нем каждый материал будет автоматически «выскакивать» перед вами в нужный день. Что нужно сделать?
• Освободите один из ящиков вашего рабочего стола.
• Организуйте для себя помесячные папки предстоящих дел, повесив их на специальных держателях внутри ящика. Подготовьте 31 конверт, пронумеровав их по числам месяца от 1 до 31 (наибольшее количество дней в месяце), и закрепите эти конверты в папке текущего месяца.
• Распределите все имеющиеся у вас на столе материалы по дням, когда вам предстоит с ними работать. Каждый день переносите освободившийся после работы файл в папку следующего месяца. Когда вы дойдете до конца текущего месяца, передвиньте папку так, чтобы она находилась позади всех помесячных папок. Теперь она указывает вам на начало следующего года.
Например, если сегодня 15 марта, то в ящике перед вами будет папка «Март» с файлами по порядку от 15 до 31‑го дня. Дни 1–14 будут уже в папке «Апрель» непосредственно за папкой «Март». В начале рабочего дня выньте файл с пометкой «15 марта» и посмотрите, что конкретно вы должны сделать в этот день. Затем положите этот файл за файлом, соответствующим 14‑му дню в апреле.
Вы можете видоизменить поисковую систему. Некоторые считают, что проще иметь файлы на неделю, а не день. Другие полагают, что папки-фолдеры лучше рассчитывать на два месяца. Третьи собирают все, что должно быть сделано в следующем месяце, и за несколько дней до его наступления рассортировывают материалы по дням. Возможно, вы захотите компьютеризировать систему. Главное – вы начинаете пользоваться этой идеей тогда, когда видите, что она эффективна для вас.
