Если у вас нет личных контактов автора, обратитесь к нему через PR-отдел его издательства по электронной почте. Если будете писать обычное письмо, вложите конверт с маркой и своим обратным адресом. Не забудьте дать следующую информацию:
• номер или название вашей школы, адрес, телефон, электронную почту;
• краткое письмо, по какому поводу вы хотите его пригласить и что от него ждете;
• расскажите о характере мероприятия, будут ли другие гости;
• возраст детей, их количество;
• будут ли продаваться книги гостя;
• удобные на ваш взгляд даты встречи, из которых у приглашенного автора есть возможность выбора;
• какое будет вознаграждение и возмещение затрат;
• есть ли у школы возможность разместить гостя на несколько дней, если это необходимо. Не всякий автор обрадуется предложению пожить в какой-нибудь семье, даже если хозяева будут счастливы принять его у себя. Но если вы не можете оплатить гостиницу, сообщите об этом.
В дальнейшей переписке можете обсудить другие вопросы:
• количество выступлений и их продолжительность;
• характер мероприятия: беседа с малой или большой аудиторией, семинар, встреча с учителями и родителями;
• есть ли у автора особые пожелания;
• будет ли автограф-сессия;
• что из оборудования понадобится: аудиовизуальные устройства, PowerPoint, презентационные экраны, столы, большие доски для рисования;
• потребуются ли гостю помощники;
• о каких книгах будет говорить гость (следует заранее найти эти книги, подготовить детей к встрече, если надо);
• составьте четкую схему проезда, если гость приедет на машине. Если же он приедет другим транспортом, необходимо расписать, как и кто его встретит.
Разговор с автором должен быть максимально деловым и точным, — тем больше у вас шансов получить положительный ответ и избежать накладок.
Разумеется, все переговоры нужно начинать не менее чем за три месяца, а знаменитых авторов лучше приглашать по крайней мере за год.
