Препятствие № 5.
Несистематизированные процессы
Один из недостатков предпринимателей – их неспособность документировать, систематизировать ключевые процессы и информировать о них. Они держат все данные в голове и редко записывают. Они тщетно пытаются руководить сотрудниками и поставщиками, а иногда и вовсе разочаровываются в своей работе. Между тем результат любой бизнес-задачи зависит от:
1. Систем. Общей структуры, плана и организации заданий.
2. Процессов. Детализированных инструкций по достижению целей, включающих в себя точные задания, порядок их выполнения, хронометраж и имена ответственных за них сотрудников.
3. Людей. Тех, кто отвечает за результат.
Если упустить из виду один или несколько пунктов, бизнес становится уязвимым. И что же тогда происходит? Люди теряют время. Они не знают, что делать. Чувствуют, что не контролируют ситуацию. Решение проблем превращается в кошмар. Процесс обучения людей – в сложное и требующее времени занятие. Никто не измеряет результатов, потому что не знает как.
Как не сбиться с курса
• Управляйте процессами, не людьми. Меньше концентрируйтесь на управлении людьми, старайтесь сосредоточиться на разработке ясно прописанных схем выполнения ключевых заданий. Затем убедитесь, что у всех заданий есть конкретные исполнители, обладающие инструментами, информацией и временем, необходимым для получения хорошего результата. Эти люди должны понимать, что несут ответственность за качество и сроки работы.
• Автоматизируйте! Воспользуйтесь доступным и легким в использовании программным обеспечением, которое поможет документировать и систематизировать бизнес-процессы. Например, если вы ежедневно списываетесь со своими клиентами (как и следует делать), воспользуйтесь авторассылкой (подробнее об этом в главе 7). Она автоматически в определенные дни рассылает написанные заранее сообщения. Базы данных и онлайн-системы можно также использовать для выставления счетов, подтверждения платежей, оформления доставки и т. д.
• Придумайте пошаговую систему для выполнения задания. Например, если вы выпускаете ежемесячный электронный журнал, делегируйте составление контента, редактуру и выпуск другим людям и составьте график (табл. 1.1).
