Людям, которые дают слишком мало информации, следует формулировать свои мысли более конкретно. Вместо того чтобы ограничиться фразой: «We need to cut costs», – подкрепите свою мысль аргументами: «We need to cut costs because Q1 losses in bio-pharmaceuticals have led to a 12 percent shortfall in revenues».
Но не перестарайтесь! Если перегрузить ту же самую идею деталями, она пойдет на дно: «We need to really think about and consider our cost-cutting strategies in view of the fact that substantial Q1 losses in the plant protein products in biopharmaceuticals, particularly those manufactured in Holland by our subsidiary, and to a lesser degree, those manufactured by our BP in France, have negatively impacted our profits so that we have had the unforeseen result of a 12 percent shortfall in our yearly revenues».
По моему опыту, авторы, которые сообщают слишком мало, находятся в меньшинстве. Куда чаще люди страдают от многословия. Правильный объем сведений зависит как от получателя, так и от отправителя. Подходите к этому так. Вы знаете, какую мысль хотите донести в письме. Вас наняли потому, что вы разбираетесь в этом вопросе. Старайтесь правильно дозировать информацию, чтобы другие не подумали, что вы не уверены в себе: не скупитесь на данные, но не переборщите с подробностями.
Забудьте то, чему вас учили в школе
E-mail не требует рефлексии, проникновенных зачинов, долгих обсуждений с наставниками или ведения дневника про освоение писательского мастерства. Бизнес-переписка ориентирована на продукт, а не на процесс.
