Эти люди забывают, что адресату не нужно и не хочется знать все. Чем выше его должность, тем масштабнее восприятие. Если вы хотите предупредить босса об аварии на производстве, которая отразится на уровне запасов и приведет к задержкам поставок, история о том, как вы узнали о проблеме, наверняка ему не интересна. Ему нужны лишь те данные, которые позволят принять меры. Ваши впечатления, анализ и оценка ситуации здесь ни к чему.
Шквал информации обычно не дает желаемого результата. Многословные послания менее убедительны, чем несколько продуманных фраз. Количество не переходит в качество. Лишняя информация отвлекает получателя от основной идеи письма – разумеется, при условии, что там есть основная идея. Если вы постоянно отклоняетесь от темы, вы постепенно теряете ее из виду. И письмо, перегруженное информацией, рушится под собственной тяжестью.
Более того, избыточность и повторения подтачивают доверие к автору. Если вы высказали мысль единожды, мы не усомнимся в ваших словах. Если вы повторяете ее снова и снова, наша вера тает. К примеру, если вы слишком долго рассказываете, как упорно трудилась ваша команда, как часто люди работали по ночам, как они забросили ради проекта личную жизнь, у адресата возникает ощущение, что вы преувеличиваете. Зачем вам это нужно? Наверное, потому что на самом деле вы работали спустя рукава. Наступление и попытки оправдаться – очень разные вещи, и это отлично знала леди Макбет.
Хороший специалист не тратит слова попусту. Он слишком занят. Он сообщает то, что нужно, и переходит к следующей задаче. Если генеральный директор говорит, что кто-то хорошо справился с работой, этого вполне достаточно.
В силу описанных причин краткость эффективнее многословия, хотя и она имеет разумные пределы. Чтобы подвести итоги совещания, достаточно одного абзаца, но мало одного предложения. Однако не стоит заменять краткое резюме подробным протоколом. Как определить, когда информации достаточно?
Ответ частично зависит от того, о чем идет речь в письме или абзаце. Вы высказываете свою точку зрения? Приведите один-два примера. Вы описываете процесс? Перечислите его этапы. Вы рассказываете о логистике? Не забудьте написать – кто, что, где, когда и с какой целью. Вы обращаетесь с просьбой? Дайте мотивированное обоснование. А может быть, вы аргументируете свою позицию, опираясь на причинно-следственные связи? Тогда вам необходимо увязать все свои идеи воедино.
