Kind Regards. Деловая переписка на английском языке | страница 38



Обилие вопросительных или восклицательных знаков – дурной тон

Кричащий шарф или галстук может в два счета испортить элегантный образ. Точно так же избыток знаков препинания может погубить письмо. Восклицательный знак в нужном месте производит больше впечатления, чем десяток поставленных не к месту.

Входящие

Анализируйте полученные письма. Какие из них достигают цели, а какие нет? Что делает их эффективными?

• Основано ли письмо на фактах?

• Есть ли убедительные детали?

• Отражает ли текст квалификацию и статус отправителя?

• Владеет ли автор слогом?

• Какие письма вызывают желание пойти навстречу отправителю?

Подтверждение заказа

Linsey,


Предмет обсуждения

I am writing to confirm the changes you made on January 4, 2007, to Vector Order # 12BG591 for 12 reams of Unbleached Recycled Paper.


Изменения в заказе

We have added 6 reams of Safe Bleach Paper, and we will group the order together for shipping. We have also added 3 boxes of red roller pens, 1 box of number 2 pencils and 1 electric sharpener.


Доставка

Because you indicated that you need the products as soon as possible, I have sent them by 3-day surface mail.


Подтверждение доброй воли

Considering that the holidays are over, I don’t think there will be any hitches. Please let me know if there’s anything else we can help you with.

Regards,
Bo Pwzekloz
Earth Papers, Inc.
www.earthpapers.com

Инструменты

Не бойтесь запятых!

Большинство деловых людей теряются, когда речь идет о запятых. Почему? Запятые пугают – слишком много правил, слишком много исключений. Авторы, которые боятся запятых, не знают, что в деловой переписке используются стандартные фразы, которые не отличаются разнообразием. Поэтому правил, которые нужно выучить, не так много.

Не забывайте ставить запятую после имени адресата в приветствии

Поосторожнее с автоматической проверкой правописания. Некоторые текстовые редакторы настойчиво предлагают поставить после приветствия двоеточие. Однако это уместно лишь в официальных бумагах, например в юридических документах. В большинстве случаев лучше ставить запятую.

Ставьте запятые между числом и годом и после года

На письме это выглядит так: «January 4, 2007,», – если дата написана полностью. Но если указаны только год и месяц, запятая между ними не ставится: «January 2007».

Не забывайте ставить запятые перед союзами и союзными словами

Аббревиатура FANBOYS поможет вам запомнить слова, перед которыми ставится запятая, если они соединяют части сложного предложения: For, And, Nor, But, Or, Yet, So.